Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома

Моя система хранения документов: нет бардаку:)

Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома

В каждой семье есть определённое количество нужных или не очень нужных документов, бумажек, квитанций и прочей бюрократической макулатуры, которая с различной периодичностью требуется в тех или иных инстанциях.

Чтобы не тратить уйму времени на поиски необходимого документа, чтобы ваш аттестат зрелости или диплом о высшем образовании не стал полотном для очередного шедевра юного художника, и чтобы перед долгожданной поездкой пёс не полакомился парочкой страниц из загранпаспорта – документы нужно где-то хранить, а ещё лучше каталогизировать.

Я хочу рассказать о своей системе хранения документов, которая за год своего существования, при минимальных усилиях, не превратилась в свалку, в отличии от своих предшественников под названием «полочка для важных документов» или «сумочка для важных документов»)))

Как обычно, ничего сверхсложного, всё просто и гениально.  А уж для тех, кто когда-либо сталкивался с хранением офисной документации и подавно. Нужно просто взять две папки со скоросшивателями, десятка два файлов, лист бумаги, маркер и двухсторонний скотч. Найти часа 2, года вас никто не будет отвлекать и разобрать уже наконец всю кипу бумаг.

Прикидываем основные категории, на которые вы хотели бы разделить документы и подписываем файлы интуитивно понятными заголовками. (приклеиваем бумажки на двухсторонний скотч)

Причём, чем более мелкие категории вы возьмёте, тем будет лучше. Если просто сделать файлик с названием “Здоровье”, то каждый раз, чтобы найти мед. страховой полис кого-нибудь из членов семьи, вам придётся перебирать множество бумаг
У нас файлики, посвящённые здоровью есть у каждого члена семьи, включая собак))

Иногда, когда утром нет времени искать нужный документ, но в течение дня мне понадобится,  например, что-то из автомобильной папки, я просто забираю с собой весь файл, а вечером возвращаю его обратно.

Совершенно кайфовый файлик под названием “Фотографии”. Каждый раз, когда нужна очередная, фотография на документы, мы точно помним, что она где-то должна быть, но найти не можем. И снова идём фотографироваться.))) Здесь же всё на месте

К внутренней стороне папки я приклеила конверты, куда сложила загранпаспорта, сберкнижки, пластиковые карточки

Конечно, как любому нормальному человеку, мне жутко лень каждый раз раскладывать вновьприбывшие бумажки по соответствующим файликам.)))) Я просто складываю их на полочку рядом, а когда наберётся штук 10-15 раскладываю все одним махом

В идеале такие папки должны храниться в сейфе. У нас лежат  в  шкафчике, куда не имеет доступ ни ребёнок, ни собаки)

Одно дело, навести порядок и совсем другое дело его поддерживать.Эти папки я сделала в мае 2011 года, точнее тогда папка была только одна, за год количество документов выросло и я сделал две.

За год существования этих папочек, они сохранились в первозданном виде. Пару месяцев назад мне показалось, что всё снова перепуталось, и на полках снова воцарил хаос.

Но, начав разбираться с удивлением обнаружила, что через 20 минут всё вновь было приведено в идеальный порядок.

А как вы храните документы?)

Здравствуйте дорогие Super-мамочки.

Вы супер, потому что очень много делаете  для своей семьи и для своих детей. И нет никого лучше вас. 

Но когда вы берете на себя абсолютно все  – вы устаете. И иногда вам нужно развеяться, расслабиться, хоть ненадолго оставить домашние дела и хлопоты.

В этом вам могут помочь  два эффективных инструмента тайм менеджмента – это делегирование и совмещение.

Совмещение позволит вам делать два дела одновременно, что может высвободить для вас время на что-то приятное для себя или на дополнительный отдых.

Например, вы можете кормить одного ребенка грудью, и в это же время  рассказывать сказку второму. Во время уборки или прогулки с коляской,  вы можете слушать аудио книги по интересным вам темам.

 Так же  во время прогулки вы можете зайти в магазин за продуктами. Вариантов много. Вам надо найти свои.

Делегирование – это, как вы знаете, перепоручение дел другим людям. За продуктами можно отправлять папу или старших детей. Цветы поливать могут детки от 3х лет. На прогулку  можно отправить ребенка с бабушкой.

И сегодня  ваша задача в Своем распорядке дня, учитывая Ваши семейные обстоятельства найти способы  совмещать  свои дела или делегировать их кому-либо. Вспомните всех к кому вы можете обратиться за помощью – дети, мужья,бабушки, соседи, родственники, подруги,  няни на час и тд.

Важный момент –  если вы хотите получать помощь от других людей  – просите их об этом. Ведь они могут просто не  догадываться что вам это надо,  и не смогут почувствовать вашу усталость. А раз вы не просите, значит, сами хорошо со всем справляетесь.

Философствовать  и отнимать ваше время больше  не буду.

Приступайте к выполнению задания.

Задание для отчета.
1. Возьмите свой план на сегодняшний  день и проанализируйте каждый пункт, ответив на 3 вопроса.
    Что будет, если я не сделаю это?    С чем я могу это совместить?

    Кто это может сделать за меня?

2. Вспомните,  какие у вас еще есть дела, которые вы сможете перепоручить или совместить.
    Как и когда вы это сделаете.
3. Обязательно придумайте,  на что вы потратите освободившееся время, так чтобы оно
    принесло вам  максимальную пользу.
4. Напишите,  что и как у вас получилось.

 С уважением Светлана Пичугина.

Page 3

maria_malena
[uspevai_s_detmi] У меня есть проблема.Точнее, была до последнего времени.Мне никак не удавалось сделать себе органайзер или календарь со списком дел – так, чтобы мне было удобно.

В айфоне мне не нравится, в компьютере совсем не нравится, ежедневник – не наглядно, бумажки над столом – не структурированно:)А план должен быть перед глазами всегда – у меня очень напряженный график, ничего нельзя забыть. В отчаяньи сделала себе вот такой планировщик. Не высокохудожественно, и, возможно, изобрела велосипед.

Зато для меня это практически идеальный вариант. Две недели с ним живу – не нарадуюсь.Даты на маленьких post-it. Планы на больших.Не успеваю сделать дело сегодня – переклеила на завтра.Как вариант – можно делить, скажем, личные и рабочие планы по цвету. Я планирую завести себе бумажки разных цветов для разных проектов.

Например, копирайтинг – розовые, консультации и  семинары – желтые, бижутерия – оранжевые. Если какой-то цвет исчезает из планировщика – сразу видно, что провисает. Можно носить с собой в сумке блок бумажек, записывать, дома расклеивать.Если в планах поездка – можно сразу записать адрес в планировщик, потом просто снять бумажку и поехать с ней.

Короче, заменитель электронного планировщика для тех, кто типа меня – терпеть не может электронных планировщиков:)Принимаются варианты – как сделать то же самое, но более экологично.

Мне посоветовали вот такую маркерную доску, но для меня она маловата. 

Источник: https://uspevai-s-detmi.livejournal.com/335896.html

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

  • Хранить важные документы удобно
  • Избавиться от гор ненужных бумаг
  • Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

  • Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
  • Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
  • Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
  • Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
  • Медицина (выписки, обследования, страховки)
  • Гарантийные талоны и чеки
  • Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

  • Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
  • Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

  • Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
  • Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

  • Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
  • Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
  • Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

  1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
  2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
  3. Медицинские документы, страховки.
  4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,

the A

Images: HOMEY oh my!

Источник: http://theazbel.com/stop-hlam-part6/

8 правил хранения документов дома

Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома

У человека на протяжении всей жизни накапливается огромное количество документов: справки, удостоверения, свидетельства, дипломы. Сохранить их и избежать путаницы порой бывает сложно. Мы собрали восемь простых правил хранения, соблюдая которые, вам больше не придется тратить кучу времени на поиски нужного документа.

Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: папке, ящике, коробке, сейфе. Вся семья должна иметь доступ к ним, кроме маленьких детей. Поэтому хорошо, если бумаги хранятся в закрывающемся на ключ ящике. Следите, чтобы не было контакта с влагой или ярким светом, чтобы сохранить их в хорошем состоянии.

Рассортируйте документы

Купите в магазине канцтоваров папки, скоросшиватели или пластиковые конверты. В них удобно раскладывать документы по категориям, например:

главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)

образование (дипломы, сертификаты, грамоты)

здоровье (медицинские карты, полисы, справки)

автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)

работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)

недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)

бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).

Заведите временную папку для хранения

Можно завести временный лоток или папку для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались на днях, но не успели убрать их на место. Только не ленитесь, как только появится время, разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.

Сортируйте по принадлежности

Каждую категорию документов можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого бумаги каждого члена семьи положите в отдельный конверт с именем или отметьте соответствующую подборку стикером, маркером или листом цветной бумаги. Это необходимо для того, чтобы ваши домашние могли и без вашей помощи найти нужные документы.

Сделайте ксерокопии документов

Сделайте ксерокопии паспортов, свидетельств о рождении, удостоверений личности, техпаспортов на автомобили, водительских прав. Они вам пригодятся в случае утери или кражи оригиналов. При этом копии храните отдельно от основных документов.

Храните чеки и квитанции

Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Храните коммунальные платежи

Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.

Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно. 

Источник: http://comode.kz/post/8-pravil-hranenija-dokumentov-doma/

Бизнес и закон
Добавить комментарий