Формирование и хранение дел в делопроизводстве (стр. 1 из 5)
Формирование и хранение дел в делопроизводстве
Введение
1. Нормативные документы
2. Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел)
2.1 Индекс дела
2.2 Заголовок дела
2.3 Количество единиц хранения
2.4 Сроки хранения дел
2.5 Примечание
3. Формирование и оформление дел
4. Организация оперативного хранения документов
5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами
Заключение
Список литературы
Приложения
Введение
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения.
В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.
В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в делопроизводстве.
Задачи курсовой работы – рассмотрение вопросов:
систематизации и учета документов в организации
формирования и оформление дел
организация хранения документов в делопроизводстве
1. Нормативные документы
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно – методическими документами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве, нормативные сроки хранения документов. “Основные правила работы архивов организаций” от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.
Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является “Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения”. Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций.
Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций.
Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство “Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”.
2. Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел)
Система хранения документов в каждой организации строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.
Согласно официальному определению, “Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке”. [1]
Основная цель номенклатуры дел – обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел).
Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение.
Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.
Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации.
При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы.
При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. [2]
В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.
Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации[3].
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты:
Наименование организации
Наименование вида документа (номенклатура дел)
Дата
Номер
Место разработки
Срок действия
Гриф утверждения (располагается справа)
Оформляя в бланке реквизит “Номер”, необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номенклатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел. [4]
Например, разработана номенклатура дел на 2006 год. В этом случае в кратком заголовке следует писать: “На 2006 г.”
Если первая номенклатура была создана в 1995 году, в бланке указывается порядковый номер последней номенклатуры дел: “№ 12″.
Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.
Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).
Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.
Например: “организационно-распорядительная деятельность”, ” управление персоналом”, “планово-отчетная деятельность”, “финансовая деятельность”, “маркетинг” и т.д.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности – по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.
Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.
Источник: http://MirZnanii.com/a/17144/formirovanie-i-khranenie-del-v-deloproizvodstve
36. Хранение документов в текущем делопроизводстве
Все документы, поступающие на предприятияпосле их регистрации, передаютисполнителям, которые отвечают за ихсохранность. Эти документы необходимохранить в специальных папках. В концерабочего дня папки с документамизакрывают в сейфах, шкафах или ящикахстолов.
Исполненные документы подшивают в папкии хранят в соответствующих отделахпредприятия. Ответственность за нихнесут руководители этих отделов. Задокументы, находящиеся в канцеляриипредприятия, отвечают секретари иделопроизводители, бланки хранят взакрытых шкафах.
Штампы или простые печати хранятся удолжностных лиц, которым предоставленоправо пользования ими и которые отвечаютза их сохранность. Ответственность запользование гербовой печатью несетруководитель предприятия, он же отвечаетза состояние делопроизводства, виновныеподвергаются дисциплинарным взысканиям,а в отдельных случаях – могут нестиответственность в уголовном порядке.
37. Контроль за исполнение документов
Порученного задания является одной изфункций управления. В контроле можновыделить контроль по существу решениявопроса и контроль за сроками исполнениязадания.
Контроль по существу выполнения заданияосуществляет руководитель или специальноуполномоченные лица, контроль по существу– это оценка того, на сколько правильно,удачно и полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документовведет секретарь или служба ДОУ. Контрольза сроками исполнения можно разделитьна текущий и предупредительный. Срокиисполнения документов могут бытьопределены законодательством (дляисполнения обращения граждан).
В документах, поступивших от вышестоящихорганизаций, и содержащих какое-либопоручение, срок обычно указан в самихдокументах. В распорядительных документахи решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждомупункту. На документах, рассмотренныхруководителем, срок их исполнениясодержится в резолюции.
Для документов, содержащих сложноезадание, могут быть установлены длительныесроки исполнения (несколько месяцев,полгода, год). В таком случае необходиморазделить поручение на этапы иконтролировать выполнение заданияпоэтапно.
Форма контроля выбирается исходя извозможностей предприятия. Это можетбыть ручная характеристика, но в настоящеевремя все чаще используется автоматическаясистема контроля исполнения документов.
На контролируемых документах необходимопроставлять штамп-контроль.
Документы снимаются с контроля исчитаются исполненными при наличииподписи исполнителя, удостоверяющей,что задание или поручение выполнено.
38. Работа с письменными обращениями граждан
Тема по заявлениям и жалобам ведетсяотдельно от других видов делопроизводства(кадрового и общего), специально названнымидолжностными лицами, а личнаяответственность за состояние этойработы возлагается на руководителяпредприятия.
Поступающие письма гражданрегистрируются в спец. журналах или накарточках установленной формы.
Послерегистрации письма передаютсяруководителям организации, которыелично предпринимают необходимые мерык разрешению поставленных в письмавопросов или поручают эту работу своимзаместителям.
После исполнения документа, делаетсязапись в регистрационном журнале илипо карте с указанием результатарассмотрения, даты, номере, ответа икому сообщено о результатах. Ответы написьма могут давать в устной илиписьменной форме руководителямипредприятий или др. уполномоченнымилицами.
Заявления и жалобы граждан должны бытьрассмотрены в срок до одного месяца, ане требующие дополнительной проверки– безотлагательно или не позднее 15 днейсо дня поступления.
Контроль за рассмотрением писем , атакже за исполнением принятых по нимрешений возлагается на назначенных дляэтой цели должностных лиц. Решение овзятии письма на особый контроль, атакже о снятии с контроля после егоисполнения принимает руководительпредприятия.
Источник: https://StudFiles.net/preview/5022633/page:13/
