Служебная записка: как написать, правила оформления и образец

Служебная записка — пример написания

Добрый день, дорогие читатели. Сегодня о наболевшем — часто слышу мол, на работе меня не слушают, сказал то а он сделал это а вышло вообще в итоге не то и не это. Все это потому, что люди забыли о регламенте трудовых отношений.

Если вы хотите что-то донести до коллеги или подчиненного — готовите служебную записку, и через начальника ее проводите. Все, нужный вам сотрудник уведомлен о необходимых действиях.

В случае использования служебной записки потом не получится сказать «а я не так понял» или «а мне не говорили».

Как правильно написать служебную записку — образец?

Служебная записка — образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

Для чего составляется служебная записка?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

• запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
• обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
• предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

• наименование организации;
• Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
• номер документа, дата его составления;
• наименование документа («Служебная записка о…»);
• основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
• блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

• события и факты, ставшие поводом для ее составления;
• отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
• рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

ООО «Мастер»

Отдел продаж СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАот 09.06.2017 г. № 1

Отдел маркетинга РуководителюСтепанову С.Н.

О предоставлении аналитической сводки по целевому рынку продаж дистрибутивов ОС Wonders с января по май 2017 года

Уважаемый Станислав Николаевич!

Источник: http://blogfinansista.com/sluzhebnaya-zapiska/

Пример оформления служебной записки

На любой работе основная масса документов внутреннего оборота – это различного рода служебные или докладные записки, объяснительные и другие документы.

Зачастую непонимание разницы между данными документами ведет к неправильному делопроизводству, особенно, если в начинающей фирме нет работников с достаточным опытом в этой сфере.

Для того, чтобы «бумажная волокита» не стала тяжелым бременем, а наоборот – помогала в ведении дел, нужно разобраться с различиями в документах. Остановимся на наиболее часто употребляемом и востребованном документе – служебной записке.

Служебная записка необходима на любом предприятии – частном, или государственном. При помощи нее могут общаться между собой руководители однопорядковых структурных подразделений, сотрудники, ведущие свой круг дел и имеющие специфические обязанности. Цель этого документа – уведомление второй стороны о сложившейся ситуации и необходимости принятия делового решения.

Обратите внимание: как правило, служебка не несет распорядительный характер, а это значит, что просьба, изложенная в служебной записке не обязательна для исполнения.

Тем не менее, игнорировать их и отвечать на них отказами тоже не рекомендуется. Исключение составляют те документы, в которых изложена информация для ознакомления, и вторая сторона не должна принимать никаких решений, а только лишь ознакомиться с содержанием текста.

Особенности составления служебной записки

Сложности с составлением этих бумаг не безосновательны, ведь правила написания служебных записок в делопроизводстве четко не определены.

Конечно, в большинстве книг по делопроизводству будут помещены рекомендации к составлению таких документов. Однако, единого образца найти вряд ли удастся – каждое издание будет советовать свой образец, отличный от другой книги.

Это вызывает недоумение у сотрудников, столкнувшихся с необходимостью написания бумаги.

Для понимания специфики служебной записки назовем некоторых особенности этого документа:

• документ чаще всего побуждает вторую сторону к действию. Как правило, речь идет о необходимости принятия деловых решений по некоторым вопросам;
• в бумаге должны отображаться те вопросы, которые нельзя решить устно, а также те, которые необходимо оформлять документально. Не стоит создавать документ, если он никоим образом не решает поставленный вами вопрос;
• текст может не только побуждать к решению делового вопроса, но и носить чисто информативный, разъяснительный характер. Например, это может быть дополнительная информация по уже ранее переданному запросу, уточненное задание для структурного подразделения; просьба или предложение о совместных мероприятиях двух структурных отделов и т.д.;
• стоит отметить, что бумага предполагает общение между собой руководителей равнозначных структурных подразделений, которые могут общаться на одном уровне. Служебную записку не создают для своих подчиненных, а также не формируют для высшего руководства, от которого подразделение отделено несколькими иерархическими ступенями;
• в тексте должны быть отображены вопросы, находящиеся в компетенции второй стороны. Классическим примером того, как пишется служебная записка является заявка на имя директора, от которого вы ждете решение вопроса вашего подразделения;
• документ по своей сути может быть трех видов: информативным, отчетным, побуждающим к принятию решения. Не следует смешивать все три вида в одном документе. Как правило, это приводит к нагромождению излишних фактов, среди которых трудно выделить суть документа;

Если бумага требует по своей сути расширенной подачи информации, то в этом случае необходимо придерживаться основных пунктов изложения материала:

• описание причин, побудивших создать документ;
• анализ ситуации, который приводит к мысли о необходимости решения вопроса второй стороной;
• конкретные предложения по решению данного вопроса.

Обязательные реквизиты служебной записки

Несмотря на то, что единого бланка записки в делопроизводстве до сих пор не выработано, есть определенные правила составления таких документов. Пример составления служебной записки второй стороне можно посмотреть в следующей иллюстрации.

Как видно на представленном образце, служебная записка должна содержать в себе следующие позиции:

• адресат, которому направлена бумага, с указанием должности, фамилии и инициалов;
• указывается тип документа и его исходящий номер согласно текущему списку;
• изложение сути служебной записки, описание проблемы, которую необходимо решить, или информации, которую стоит принять к сведению;
• предложение по решению вопроса, которое видит подающая сторона;
• дата подачи документа, подпись руководителя структурного подразделения;
• контакты, фамилия и инициалы лица, с которым можно связаться по решению данного вопроса.

Правила оформления служебной записки

Как правило, документ создается на компьютере, в формате .doc. Инициалы второй стороны пишутся в правом верхнем углу, все строчки должны быть выровнены по левому краю.

Пример того, как правильно писать служебную записку руководителю, можно создать в виде бланка, если такие записки пишутся часто. Слова «служебная записка» размещаются по центру листа.

Точка ставится после слов «служебная записка», поскольку именно это слово считается окончанием предложения.

Далее с абзаца идет изложение сути документа. Предложения по решению вопроса подаются с новой строки также с абзаца. В левом углу ниже указывается дата создания документа, а в правом углу размещается подпись должностного лица.

Немного ниже даты указываются контакты и данные особы, уполномоченной вести дальнейшие действия по сути служебной записки. Это может быть контакт руководителя подразделения, либо иного должностного лица, которому поручено решить вопрос.

Весь текст набирается шрифтом Times New Roman, как самым часто используемым шрифтом в делопроизводстве, кегль 14.

Обратите внимание: отступы со всех сторон строго не регламентированы, однако, они должны быть не менее полутора сантиметров с каждой стороны. Это необходимо для того, чтобы бумага была подшита в соответствующую папку внутренней документации.

Особенности подачи служебной записки

Служебные записки ранее подавались в физическом виде в двух экземплярах. На одном из них ставится дата и подпись лица, принявшего документ.

Это может быть секретарь, помощник начальника подразделения или другое должностное лицо, уполномоченное принимать такие документы.

Вторая копия документа остается в структурном подразделении на случай, если бумага будет утеряна, или срок давности решения вопроса истечет. Только при наличии второго экземпляра служебной записки можно доказать факт своего обращения ко второй стороне.

Оригиналы относятся либо помощником, либо секретарем, либо начальником подразделения лично. Некоторые служебные записки лучше согласовать с другими структурными подразделениями.

Например, не зная, как правильно написать служебную записку на сотрудника, образец о дисциплинарном взыскании можно скачать по ссылке или же попросить в отделе кадров.

Однако, такой способ передачи бумаг на сегодня используется не во многих компаниях. Большинство организаций перешло на электронный документооборот.

При наличии рабочего ящика электронной почты бумага может быть передана посредством Интернета.

При этом рекомендации к оформлению остаются те же, единственное новшество – указание в электронном письме фамилии и инициалов второй стороны, в теме письма необходимо обозначить «служебная записка», а в теле письма – просьба о подтверждении получения вложения в письмо.

В этом случае подтверждающим моментом будет исходящее письмо с датой и временем отправления. О принятии бумаги будет свидетельствовать пришедшее на подразделение ответное письмо.

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так.

Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год.

Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

Источник: http://kleotur.info/primer-oformlenija-sluzhebnoj-zapiski/

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2018 году

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители.

Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами.

Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

Оформление служебной записки

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
2. Ниже пишется номер записки и название.
3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

Как правильно написать служебную записку

Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

• Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
• Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
• Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
• Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
• В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
• Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
• Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

https://www.youtube.com/watch?v=rcM2y6sOv4k

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

Образец и пример написания служебной записки

Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

Директору ОАО «Рога и Копыта»

Алексееву Арсению Сидоровичу

г. Челябинск 14 июня 2017 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 12 июня 2017 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь. Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу. Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).

Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

С уважением, начальник горячего цеха

Сидоров Валерий Викторович  (подпись).

А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

Образец служебного обращения

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные.

Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи.

При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Источник: https://DocInfo.net/sluzhebnaya-zapiska/

Как написать служебную записку: образец и правила составления

Под служебной запиской подразумевается внутренний документ на предприятии, являющийся нормативным способом донесения необходимой информации от одного сотрудника другому.

При этом данный документ имеет отдельные юридические нюансы, важные в исполнении трудовой деятельности.

В рамках статьи рассмотрим, как написать служебную записку, а также какой правильный порядок ее заполнения и учета.

1. Что такое служебная записка и зачем она нужна 2. Порядок составления служебных записок 3. Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Вопросам использования служебных записок российское трудовое законодательство не уделяет внимания.

Упоминаются данные документы в отдельных положениях Трудового кодекса, что позволяет квалифицировать их как информационный документ для внутреннего оборота на предприятии, не обязывающий ни к чему, однако учитывая его письменную форму и указание точного времени и иной информации, порождающий определённые правовые последствия.

В частности, служебные записки могут использоваться для официального информирования работниками своих руководителей и коллег о невозможности выполнения тех или иных задач, связанных с прямыми рабочими обязанностями, о необходимости приобретения отдельных предметов, проведения определенных работ и других мероприятий. При этом наличие таковой записки является одним из основных факторов, освобождающих работника от ответственности.

Фактически, служебная записка поднимает определённую проблему, связанную с осуществлением трудовой деятельности сотрудника и переносит ответственность за её исполнение на других сотрудников, руководителей или коллектив.

Впоследствии, данная записка может выступать как доказательство при возможных трудовых спорах, разбирательствах и назначении дисциплинарных взысканий.

Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.

Как составить служебную записку: образец

Нормативов, которые регулировали бы составление, форму и порядок подачи служебных записок на федеральном, региональном либо муниципальном уровнях, не существует.

Тем не менее, на отдельных предприятиях внутренними положениями, распоряжениями и нормативами может устанавливаться строгая и конкретная форма исполнения и оборота таковых документов.

В случае, если таковая форма предусмотрена правилами внутреннего распорядка, служебные записки могут считаться документами, порождающими юридические последствия, только в случае соответствия обозначенным формам и нормативам.

В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:

1. Адресат записки. Он указывается в правом верхнем углу, с обязательным указанием фамилии, инициалов и должности такового адресата, а также с полным наименованием предприятия и подразделения, внутри которого действует таковая записка.
2. Преамбула записки. В ней обозначается название документа — «Служебная записка», а также порядковый номер, если нумерация записок предусматривается правилами предприятия, и таковые документы подлежат отчетности и хранению в архивах.
3. Изложение сути проблемы либо ситуации, о которой информируется адресат записки.
4. Указание предложений по возможному решению своих ситуаций или необходимых действий со стороны руководителя или адресата, которые могли бы поспособствовать устранению проблемы.
5. Внизу записки, строго по окончании её текста, указываются должность, фамилия и инициалы автора данного документа, а также проставляется дата и подпись. Кроме этого, допускается также и указание точного времени составления и направления записки, если это может иметь значение для разрешения сложившейся ситуации.

Важный факт

Допускается заверение записки печатью предприятия и составление записи о ней в архивных документах. При этом функции передачи записки адресату может исполнять как канцелярия или секретариат, так и кадровый отдел или любые другие сотрудники данного предприятия.

Скачать образец служебной записки

Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Современные технологии позволяют использовать внутри предприятий различные системы электронного документооборота.

При этом допускается возможность направления и служебных записок в электронном виде.

Таковые документы могут отправляться как посредством электронной почты, так и с помощью любых других принятых на предприятии средств для обмена сообщениями или иными данными.

Обратите внимание

Юридическое значение имеет передача записок в электронном виде исключительно в случае, если правила внутреннего распорядка подразумевают использование отдельных систем и способов коммуникации между сотрудниками в электронном виде. В противном случае использовать таковую служебную записку как доказательство не будет возможно.

В целом, главный спектр применения служебных записок – возможная защита работника от дисциплинарных наказаний за неисполнение своих служебных обязанностей.

Эта функция во многом похожа на функцию объяснительных, однако объяснительная пишется по факту свершившегося неисполнения, а записка составляется с целью предварительного уведомления.

Соответственно, наличие таковой записки может служить весомым доказательством невозможности привлечения работника к ответственности дисциплинарного характера, если содержание документа будет ясно демонстрировать невозможность исполнения возложенных на трудящегося обязанностей не по его собственной вине. При этом записка может использоваться в качестве доказательства, как во время проведения внутренних служебных расследований, так и в последующих судебных разбирательствах.

(413 голос., 4,55 из 5)
Загрузка…

Источник: https://pravo.moe/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazec/