Как стать поставщиком в системе госзакупок? Практические рекомендации и особенности

Программы для госзакупок

На сегодня известно три уровня программ, которые могут помочь Вам найти интересующий государственный заказ.

Не будем рассматривать «нулевой» уровень – встроенный поиск на сайте закупок, который позволяет отсортировать закупки по цене, региону, наименованию заказчика и даже поиск по сфере, в которой предполагается проведение закупок.

На сайте госзакупок вполне удобный механизм, который позволяет найти то, что Вас интересует.

Тем не менее, этот простой поиск государственных закупок может быть эффективным, если выделить специалиста, который будет лично и непрерывно отслеживать изменения на сайтах.

Но не всегда человек в состоянии сравнить изменения, появление новостей, или изменений в заказе, связано это с тем, что такой поиск не умеет отслеживать то, что внутри прикреплённых документов, и обрабатывать их придётся вручную!

Именно поэтому и появились несколько лет назад системы мониторинга изменений, после чего поиск госзакупок стал для специалистов чтением обновлений и новостей.

Как работает программа для поиска закупок

Рассмотрим что такое различные системы мониторинга на примере этой реальной закупки:

Из этой информации полученной поиском нулевого уровня понятно:

• кто заказчик, и что видимо проектировать надо дороги.
• цена контракта, сроки исполнения, точнее срок сдачи работ.
• время на подготовку заявки для участия и примерная дата начала работ, если получится получить государственный контракт.
• место, о котором идёт речь (можно на карте посмотреть).

Другой информации нет, и для того, что бы узнать даже это – необходимо перейти по ссылке номера заказа. Вся остальная информация имеется, но для того, чтобы её получить, необходимо скачать файлы, для чего найти вкладку «документы заказа».

Очевидно, что даже для того, чтобы понять, сколько придётся заплатить как обеспечение подачи заявки потребует времени и усилий.

Рассмотрим системы, которые облегчают всю эту работу:

• Системы, отслеживающие изменения в ранее отмеченных государственных закупках нацелены на проверку корректировок в заказе, уточнения сроков подачи заявок, добавления требований, или иных значимых изменений (вплоть до изменения файлов ТЗ, или других прикреплённых документов).
• Системы, позволяющие отслеживать все интересующие заказы, по заранее заданным параметрам, относятся к наиболее сложным и дорогим. Но они позволяют не только следить за обновлениями нескольких сайтов, но и вести поиск государственных закупок по косвенным данным (например, если Заказчику необходим подрядчик в Вашем регионе, а у Вашей компании есть всё, что необходимо для выполнения работ).
• Интеллектуальные системы, способные анализировать файлы любых форматов, и переводить их в удобный для оценки формат (например, word).

Трудности мониторинга

Спрашивается, почему такие сложности, и зачем надо тратится на внедрение систем, если в сфере государственных закупок постепенно наводится порядок, а прозрачность и доступность закупок сегодня находится на довольно высоком уровне.

Несмотря на борьбу с коррупцией, некоторые хорошо проверенные методы маскировки государственного заказа с целью привлечения заранее выбранного подрядчика и сегодня в ходу, более того, получили своё развитие.

Источник: https://tvoi.biz/biznes/zakupki/sistemy-poiska-zakupok-v-sfere-gosuda.html

Кейс «шантажисты», или как реформировать систему закупок для увеличения продаж

Каждая торговая организация рано или поздно упирается в стеклянный потолок своей экономической эффективности. Один из векторов роста — это «апгрейд» системы закупок. Как оказалось, ее модернизация позволяет на порядок поднять продажи важных для ROI бизнеса категорий. Лучше всего реформирование систем закупок рассматривать на реальных примерах.

Здесь, как и во всех ранее опубликованных кейсах, все события реальны, а совпадения случайны. Итак, приступаем.

Проблема закупок в розничных сетях лучше всего видна по продажам, при этом о ней задумываются не всегда сразу.

В нашем примере менеджмент торговой сети увидел сложности, когда собственник поставил на вид руководителям невыполнение два года подряд стратегических целей по норме прибыли на одного занятого сотрудника.

Первичный аудит показал, что сами магазины выжимают максимум из своих продаж. Узкое место было найдено в упущенной выгоде, которую имело предприятие в связи с крайне жесткой манерой закупщиков (категорийных менеджеров) согласовывать условия с поставщиками.

Они могли затягивать переговоры, долго решать моменты по способам доставки и отгрузки, а также требовать снижения цены по практически заключенным контрактам.

Как следствие, многие поставщики тоже тянули с принятием решений, оценивая целесообразность контракта, избегали договоров с неустойками и привозили товар в сеть по остаточному принципу.

Они ставили в приоритет снабжение по более выгодным контрактам.

В итоге получалось, что торговая сеть могла неделями не иметь в ассортименте таких лидеров продаж как, например, бананы, томаты и т.д. Естественно, это влекло возникновение колоссальных потерь в выручке даже при условии выполнения показателя по среднему чеку и потоку посетителей.

Сценарий

Первым делом был проведен аудит переговоров с поставщиками.

Мы увидели, что категорийные менеджеры бескомпромиссны, так как их ключевые показатели эффективности (KPI) были завязаны на согласование как можно более привлекательных условий по сравнению с первичным предложением поставщика, поэтому они «давили» до последнего. Сеть не зарабатывала, поставщики тоже, но соковыжималка работала беспощадно, а главный инструмент в переговорах был шантаж: «Не дадите цену (не подпишете неустойку) — закроем вход!»

Во-вторых, была подсчитана упущенная выгода сети от отсутствия на полке товаров, продававшихся с минимальной наценкой.

В-третьих, было инициировано придание соответствующего веса каждому KPI в работе категорийных менеджеров, которые ранее были равнозначными. Самый большой вес был отдан товарообороту по товарной категории, закрепленной за менеджерами и норме прибыли по каждому виду товара.

В-четвертых, была адаптирована и проведена тренинговая программа по переговорам в закупках с применением метода FiSEQ*.

Ее особенность заключалась в том, что тренинг сопровождался разработкой новых текстовых алгоритмов и стандартов ведения переговоров с поставщиками.

Основная цель была научиться «не выкручивать руки», а сделать так, чтобы поставщики смогли отдавать товар по минимальной цене и наилучшим условиям.

Одним из ключевых факторов подготовки результативных переговоров с поставщиками с целью сокращения сроков согласования условий стала двухвекторная модель подготовки переговоров.

Основной ее смысл заключается в том, чтобы при предварительной подготовке к встрече с поставщиками после рассмотрения альтернативных предложений самим передать менеджерам поставщиков на выбор два варианта контрактов.

Это необходимо для заключения договоров на интересных для торговой сети условиях, а также позволяет сократить время согласования условий с топ-менеджерами поставщиков, которые, по сути, должны были «дать добро» на один из двух устраивающих торговую сеть вариантов поставки.

Кроме того, корпоративный FiSEQ-стандарт переговоров по поставкам значительно видоизменил их обычный план. В частности, он стал включать:

1. Постановку письменной цели на переговоры с каждым поставщиком, включая цель «минимум» и цель «максимум» с внесением данных в CRM-систему, адаптированную под фиксацию истории контактов с поставщиками.
2. Было решено отказаться от тактики давления на поставщиков в ходе переговоров.

   В частности, было предложено перестать садить поставщиков в психологически неудобные места в зале переговоров и сознательно «мариновать» их часами перед встречей в зале ожидания.

3. Также было принято решение предложить поставщикам находить самим новых партнеров для сети по схожим товарным группам с целью осуществления закупок единым контрактом и расширения перечня резервных поставщиков.
4. Был проведен навыковый экзамен по переговорам по методу FiSEQ, где каждый категорийный менеджер должен был продемонстрировать не столько знание, сколько устойчивый навык к дипломатичному и результативному ведению переговоров, адресно определяя психологический тип каждого оппонента и применяя индивидуальную мотивацию для согласования лучших условий из возможных.
5. Были введены штрафные санкции за отсутствие товаров на полках из категории «А» и «В».

Результат

Четырнадцать категорийных менеджеров увеличили доходность по своим категориям от 5 до 40%. Упущенная выгода по дефициту товара была сокращена до 90% в течение года.

Один менеджер был уволен за невыполнение в течение трех месяцев новых KPI, так как продолжал давление на поставщиков, которое ему очень нравилось, но не приносило ничего, кроме упущенной выгоды для торговой сети.

Аудит переговоров экспертами с применением FiSEQ-подхода стал регулярным. Это было сделано для того, чтобы категорийные менеджеры получали обратную связь от экспертов и постоянно совершенствовали стиль ведения переговоров и его результативность в постоянно изменяющихся рыночных условиях во благо увеличения доходности бизнеса.

Основными факторами успеха стали: точное целеполагание, направленное на фиксацию наилучшего положения дел в части выполнения стратегической цели — увеличения прибыли на одного занятого сотрудника.

Кроме того, немаловажный фактор — это отказ от не оправдавших себя стандартов работ, которые не приводили к выполнению стратегических целей, а также вовлечение сотрудников в разработку новых стандартов работы с поставщиками так, чтобы новый порядок был внедрен с наименьшим сопротивлением.

И, конечно, важно было подкрепить новые стандарты такой системой мотивации, в которой люди бы получали вознаграждение за создание конечных результатов по выручке и прибыли, а не за создание промежуточных результатов по «отжиму» поставщиков.

Решенная задача еще раз подтвердила правило того, что для достижения целей персоналом нужно, чтобы ожидаемый результат был понят, принят и стал безусловным руководством к действию каждого сотрудника.

*FiSEQ — это англоязычная аббревиатура «Five Graduated System for Estimating of Qualification».

Суть метода заключается в разработке с участниками тренинга пятишаговой матрицы для каждого этапа переговорного процесса, представляющих своего рода дорожную карту в установлении раппорта с поставщиками, их проблематизации, аргументации в пользу собственной переговорной позиции, а также проведения торга по условиям и цене. Основная задача метода — использовать стилистические формулировки, снимающие напряжение оппонента, но при этом оказывающие влияние в пользу принятия вашей позиции.

Источник: https://delovoymir.biz/keys-shantazhisty-ili-kak-reformirovat-sistemu-zakupok-dlya-uvelicheniya-prodazh.html

Поставщик госзакупок: кто и как им может стать?

Госзакупки — это основной способ обеспечения всех возможных нужд страны.

Именно при помощи госзакупок происходит своевременное обеспечение питанием учреждений образования и любых других организаций.

Поэтому в законодательной системе предусмотрен такой статус, как поставщик госзакупок, который должен производить или поставлять продукцию для удовлетворения существующих потребностей.

Требования и нормы закона

Госзакупки строго регулируются определенными нормативными документами, в том числе специальным Федеральным законом, они должны проводиться в соответствии с рядом требований. Основное и наиболее важное из предъявляемых условий – обязательность нормативной фиксации и аргументации каждой закупки вне зависимости от характера использования и назначения.

То, какие компании станут поставщиками, определяется заказчиками на основании нескольких критериев. В первую очередь потенциальный покупатель занимается сбором и анализом информации обо всех кандидатах на роль поставщиков.

После того как все возможные предложения по госпоставкам будут зафиксированы и утверждены на специализированных ресурсах, заключается договор о будущих поставках либо проводятся торги, на которых в соответствии с определенными критериями определяются наиболее достойные кандидаты.

Любая компания может стать поставщиком госзакупок при выполнении ряда условий. Наиболее существенной чертой предприятия, претендующего на эту роль, будет известность и прозрачность информации.

Прежде чем подавать свою кандидатуру на роль поставщика госзакупок, ИП или организации следует зарегистрироваться в специализированной структуре — Единой информационной системе.

Далее, когда субъект предпринимательства станет полноценным членом этой системы, он будет получать уведомления об открывающихся онлайн-аукционах. При желании поучаствовать в одном из них любая компания может подать официальную заявку.

Но перед этим придется получить специальную аккредитацию, подав определенный перечень документов на сайт, указанный заказчиком.

Как стать поставщиком госзакупок: этапы и алгоритм

Для заключения контракта между заказчиком и будущим поставщиком необходимо подать ряд документов. Компания, рассчитывающая взять на себя роль поставщика, должна иметь статус физического или юридического лица, в подтверждение чего предоставить документы по определенному перечню:

• учредительные документы ИП или ООО;
• выдержка из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП;
• ИНН;
• персональные данные индивидуального субъекта предпринимательства;
• личные документы руководителя компании, если поставщик является юридическим лицом.

Помимо такого основного, обязательного для всех перечня, к подаче могут понадобиться некоторые дополнительные документы, которые в отдельных случаях требуют к подаче компании – заказчики.

Для возможности заключения договоров на проведение поставок по госзакупкам заказчик в свою очередь должен предоставить подтверждение наличия достаточного количества денежных средств. В том числе 0,5-5% от начальной предельной стоимости договора должно быть обеспечено собственными средствами компании-заказчика.

Оптовые поставки, дополнительные особенности

Предприятие, специализирующееся на оптовых поставках, может подать заявку на сотрудничество с крупными торговыми сетями. Для заключения договора об оптовых поставках нужно обеспечить потенциальному заказчику выгодные условия сотрудничества, гарантировав более низкие в сравнении с конкурентами цены и максимально широкий ассортимент товара.

Помимо прочих возможностей, закон дает возможность предприятию стать единственным поставщиком. Но для этого необходимо, чтобы закупки отвечали требованиям, например:

• если же закупщик относится к категории культурных или развлекательных заведений, он не может закупать у одного поставщика товар более чем на 50% бюджетных средств. В конкретных цифрах такой лимит составляет 20 миллионов рублей.

Стать единственным поставщиком, в соответствии с нормативными документами, могут исправительные учреждения. К этой категории относятся и поставщики медикаментов, но также в пределах законодательно установленных лимитов.

В установленных законом случаях, принадлежащих к чрезвычайным или форс-мажорным ситуациям, возможна более быстрая процедура заключения договора на госзакупки.

К таким чрезвычайным обстоятельствам относят меры по устранению катаклизмов природного характера, техногенных катастроф, необходимость снабжения электроэнергией или другими ресурсами или закупки программного обеспечения с целью введения научно-технических новаций.

Источник: https://moybiznes.org/postavschik-goszakupok-kto-i-kak-im-mozhet-stat