Как правильно переписываться с коллегами: образец служебной записки

Служебная записка — пример написания

Добрый день, дорогие читатели. Сегодня о наболевшем — часто слышу мол, на работе меня не слушают, сказал то а он сделал это а вышло вообще в итоге не то и не это. Все это потому, что люди забыли о регламенте трудовых отношений.

Если вы хотите что-то донести до коллеги или подчиненного — готовите служебную записку, и через начальника ее проводите. Все, нужный вам сотрудник уведомлен о необходимых действиях.

В случае использования служебной записки потом не получится сказать «а я не так понял» или «а мне не говорили».

Как правильно написать служебную записку — образец?

Служебная записка — образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

Для чего составляется служебная записка?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

• запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
• обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
• предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

• наименование организации;
• Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
• номер документа, дата его составления;
• наименование документа («Служебная записка о…»);
• основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
• блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

• события и факты, ставшие поводом для ее составления;
• отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
• рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

ООО «Мастер»

Отдел продаж СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАот 09.06.2017 г. № 1

Отдел маркетинга РуководителюСтепанову С.Н.

О предоставлении аналитической сводки по целевому рынку продаж дистрибутивов ОС Wonders с января по май 2017 года

Уважаемый Станислав Николаевич!

Источник: http://blogfinansista.com/sluzhebnaya-zapiska/

Как написать служебную записку: образец и правила составления

Под служебной запиской подразумевается внутренний документ на предприятии, являющийся нормативным способом донесения необходимой информации от одного сотрудника другому.

При этом данный документ имеет отдельные юридические нюансы, важные в исполнении трудовой деятельности.

В рамках статьи рассмотрим, как написать служебную записку, а также какой правильный порядок ее заполнения и учета.

1. Что такое служебная записка и зачем она нужна 2. Порядок составления служебных записок 3. Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Вопросам использования служебных записок российское трудовое законодательство не уделяет внимания.

Упоминаются данные документы в отдельных положениях Трудового кодекса, что позволяет квалифицировать их как информационный документ для внутреннего оборота на предприятии, не обязывающий ни к чему, однако учитывая его письменную форму и указание точного времени и иной информации, порождающий определённые правовые последствия.

В частности, служебные записки могут использоваться для официального информирования работниками своих руководителей и коллег о невозможности выполнения тех или иных задач, связанных с прямыми рабочими обязанностями, о необходимости приобретения отдельных предметов, проведения определенных работ и других мероприятий. При этом наличие таковой записки является одним из основных факторов, освобождающих работника от ответственности.

Фактически, служебная записка поднимает определённую проблему, связанную с осуществлением трудовой деятельности сотрудника и переносит ответственность за её исполнение на других сотрудников, руководителей или коллектив.

Впоследствии, данная записка может выступать как доказательство при возможных трудовых спорах, разбирательствах и назначении дисциплинарных взысканий.

Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.

Как составить служебную записку: образец

Нормативов, которые регулировали бы составление, форму и порядок подачи служебных записок на федеральном, региональном либо муниципальном уровнях, не существует.

Тем не менее, на отдельных предприятиях внутренними положениями, распоряжениями и нормативами может устанавливаться строгая и конкретная форма исполнения и оборота таковых документов.

В случае, если таковая форма предусмотрена правилами внутреннего распорядка, служебные записки могут считаться документами, порождающими юридические последствия, только в случае соответствия обозначенным формам и нормативам.

В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:

1. Адресат записки. Он указывается в правом верхнем углу, с обязательным указанием фамилии, инициалов и должности такового адресата, а также с полным наименованием предприятия и подразделения, внутри которого действует таковая записка.
2. Преамбула записки. В ней обозначается название документа — «Служебная записка», а также порядковый номер, если нумерация записок предусматривается правилами предприятия, и таковые документы подлежат отчетности и хранению в архивах.
3. Изложение сути проблемы либо ситуации, о которой информируется адресат записки.
4. Указание предложений по возможному решению своих ситуаций или необходимых действий со стороны руководителя или адресата, которые могли бы поспособствовать устранению проблемы.
5. Внизу записки, строго по окончании её текста, указываются должность, фамилия и инициалы автора данного документа, а также проставляется дата и подпись. Кроме этого, допускается также и указание точного времени составления и направления записки, если это может иметь значение для разрешения сложившейся ситуации.

Важный факт

Допускается заверение записки печатью предприятия и составление записи о ней в архивных документах. При этом функции передачи записки адресату может исполнять как канцелярия или секретариат, так и кадровый отдел или любые другие сотрудники данного предприятия.

Скачать образец служебной записки

Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Современные технологии позволяют использовать внутри предприятий различные системы электронного документооборота.

При этом допускается возможность направления и служебных записок в электронном виде.

Таковые документы могут отправляться как посредством электронной почты, так и с помощью любых других принятых на предприятии средств для обмена сообщениями или иными данными.

Обратите внимание

Юридическое значение имеет передача записок в электронном виде исключительно в случае, если правила внутреннего распорядка подразумевают использование отдельных систем и способов коммуникации между сотрудниками в электронном виде. В противном случае использовать таковую служебную записку как доказательство не будет возможно.

В целом, главный спектр применения служебных записок – возможная защита работника от дисциплинарных наказаний за неисполнение своих служебных обязанностей.

Эта функция во многом похожа на функцию объяснительных, однако объяснительная пишется по факту свершившегося неисполнения, а записка составляется с целью предварительного уведомления.

Соответственно, наличие таковой записки может служить весомым доказательством невозможности привлечения работника к ответственности дисциплинарного характера, если содержание документа будет ясно демонстрировать невозможность исполнения возложенных на трудящегося обязанностей не по его собственной вине. При этом записка может использоваться в качестве доказательства, как во время проведения внутренних служебных расследований, так и в последующих судебных разбирательствах.

(413 голос., 4,55 из 5)
Загрузка…

Источник: https://pravo.moe/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazec/