Изменения в графике отпусков

Как правильно внести изменения в график отпусков?

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.

С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

К таким категориям работников относятся:

• сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
• работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
• совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
• работники, не достигшие 18 лет;
• почётные доноры;
• супруги военнослужащих;
• чернобыльцы.

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7.

Структура формы Т-7:

1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
4. Таблица.

Таблица содержит десять граф:

• в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
• в следующей графе указывается должность сотрудника;
• в третьей указываются Ф. И. О. работника;
• табельные номера, если приняты на предприятии;
• в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
• в шестой указывается запланированная дата отпуска;
• в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
• восьмая и девятая для внесения изменений;
• в десятой указываются примечания.

Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.

Если график составляется не по форме, в нём обязательно отражаются:

1. список всех сотрудников предприятия;
2. для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
3. даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
4. в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
5. можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».

Сроки

Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.

После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.

Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.

Изменения в графике

Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска, он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.

В графике по форме Т-7 вносятся следующие изменения:

• в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
• в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
• в девятую графу вносится новая дата;
• в десятой графе можно указать примечания.

Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график, в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.

Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление.

При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания.

После его издания вносятся изменения.

Если же это инициатива работодателя, то сотрудник пишет заявление о своём согласии на перенос отпуска. Потом руководитель издаёт приказ с указанием причины — «производственная необходимость». Сотрудники ставят подпись в графе «С изменениями».

График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/grafik-otpuskov-vnesenie-izmenenij.html

Как внести изменения в график отпусков

В жизни каждого человека могут произойти события, которые обуславливают неактуальность отпуска в изначально выбранное время.

Это обуславливает необходимость внесения изменений в график отпусков в соответствии с порядком, принятым в бухгалтерском учёте для первичной документации.

Для корректировки данных, отражённых в документе, необходимо составить приказ о внесении изменений в график отпусков по заявлению работника. Распорядительная документация оформляется по каждому событию.

Внесение изменений в график отпусков

Когда необходимо внесение изменений в документ

Причиной внесения изменений могут быть события:

• ошибка кадрового работника, допущенная при оформлении документа;
• приём на работу нового сотрудника;
• увольнение работника;
• личное обращение работника с просьбой перенести отдых в связи со сложившимися семейными обстоятельствами;
• решение работника отказаться от использования отдыха в полном или частичном объёме по причине желания получить за него компенсацию;
• производственная ситуация, обусловившая необходимость нахождения на рабочем месте сотрудника.

Сложившиеся обстоятельства рассматриваются работодателем, который принимает решения о необходимости внесения изменений в документ.

При составлении распорядительной документации рекомендуется взять за основу образец приказа о внесении изменений в график отпусков.

Обязательна его регистрация в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего документооборота.

Документальное оформление переноса отпуска

Типичные ошибки при составлении графика отпусков

При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:

• некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
• несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
• отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
• неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
• неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
• форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
• отказ работника;
• невключение работника в список;
• неточности в документе;
• деление отдыха на части без согласия работника.

Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.

Как вносить изменения в документ

При изменениях производственного и личного характера на предприятии, у работодателя возникает вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приёме нового работника, увольнении штатного сотрудника, а также в случае смены обстоятельств. Для исправления сведений в графике, необходимо указать дату внесения изменения, а также подпись, инициалы и должность лица, уполномоченного к проведению операции. Допускается оформление отдельного листа в документе, в котором будут отображены изменения. Для этого необходимо указать на то, что раздел о сроках отдыха будет изложен в другой редакции. Обязательно подкрепление процедуры распорядительной документацией.

Приказ о переносе отпуска

Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска

График на следующий год должен быть составлен и утверждён в срок до 16 декабря текущего года. При внесении данных в документ учитывается мнение работников и работодателей. В первую очередь принимаются во внимание интересы льготной категории работников.

Немаловажное влияние на отпускные параметры оказывает производственные обстоятельства, обуславливающие необходимость нахождения работника на рабочем месте, а также невозможность одновременного отдыха нескольких сотрудников, трудовые обязанности которых зависят друг от друга.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/kak-vnesti-izmeneniya-v-grafik-otpuskov.html

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Может ли работодатель менять график отпусков

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Образец приказа об изменении графика отпусков

График отпусков

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу.

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков.

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Образец приказа об изменении графика отпусков

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

1. Название предприятия.
2. Название оформляемого документа.
3. Дату и место его составления.
4. Порядковый номер распоряжения.
5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
7. Подпись руководителя.
8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков.

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия.

Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет.

Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом.

Источник: http://rusjurist.ru/kadry/otpusk/kak_vypolnit_vnesenie_izmenenij_v_grafik_otpuskov/

Как составить график отпусков и внести в него изменения?

Приближается время составления графика отпусков на следующий год.

Руководители кадровых служб в последний месяц года больше заняты организацией корпоративных новогодних мероприятий, и лучше побеспокоиться заранее о составлении данного документа.

Поскольку Трудовой кодекс предписывает всем работодателям утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, график на 2009 г. должен быть готов не позднее 16 декабря.

В данной статье расскажем, как составить график, мнение каких категорий работников необходимо учесть при составлении документа, можно ли разделить отпуск на две и более частей, как перенести отпуск работнику и нужно ли его информировать о времени ухода в отпуск.

Подготовительные мероприятия

Согласно ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков оформляется документом по форме N Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1), и обязателен как для работодателя, так и для работника.

В соответствии со ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (с указанием сроков хранения) , график отпусков хранится один год, затем его можно уничтожить.

Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов установлен в ст. 372 ТК РФ.

Составлением графика обычно занимается специалист кадровой службы, который проводит подготовительные мероприятия: заранее определяет продолжительность ежегодного отпуска работников с учетом использования ими отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней, а также стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Затем запрашивает у руководителей структурных подразделений ведомости отпусков – пожелания по их графику работников. Например, это можно сделать в форме, приведенной на стр. 55.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью “Конструкция” │

│ │

│ Ведомость планируемых отпусков │

│ сотрудников финансового отдела на 2009 год │

│ │

│┌─────────────┬────────────┬────────────────┬─────────────────────────────────┬────────┐│

││ ФИО │ Должность │Неиспользованные│ Пожелания работника │ Подпись││

││ │ │ дни ├──────┬─────────┬──────┬─────────┤ ││

││ │ │ │начало│окончание│начало│окончание│ ││

│├─────────────┼────────────┼────────────────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┤│

││И.Е. Шатунов │Заместитель │ – │ 19.01│ 01.02 │ 06.07│ 19.07 │ Шатунов││

││ │директора по│ │ │ │ │ │ ││

││ │финансовым │ │ │ │ │ │ ││

││ │вопросам │ │ │ │ │ │ ││

│├─────────────┼────────────┼────────────────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┤│

││Ю.М. Беляева │Экономист I │ 12 │ 01.06│ 28.06 │ 01.10│ 12.10 │ Беляева││

││ │категории │ │ │ │ │ │ ││

│├─────────────┼────────────┼────────────────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┤│

││Т.Ю. Мухина │Экономист I │ – │ 10.08│ 30.08 │ 12.10│ 18.10 │ Мухина ││

││ │категории │ │ │ │ │ │ ││

│├─────────────┼────────────┼────────────────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┤│

││П.Р. Парфенов│Экономист II│ – │ 01.09│ 28.09 │ – │ – │Парфенов││

││ │категории │ │ │ │ │ │ ││

│├─────────────┼────────────┼────────────────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┤│

││А.И. Маслова │Экономист II│ 5 │ 11.05│ 07.06 │ 20.07│ 24.07 │ Маслова││

││ │категории │ │ │ │ │ │ ││

│└─────────────┴────────────┴────────────────┴──────┴─────────┴──────┴─────────┴────────┘│

│ │

│Заместитель директора Шатунов /И.Е. Шатунов/ │

│по финансовым вопросам │

│ │

│Получено инспектором отдела кадров Е.Н. Ермолаевой 17.11 2008 Ермолаева │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После получения ведомостей структурных подразделений отдел кадров формирует единый документ с учетом специфики деятельности организации и определяет приемлемое для работодателя и сотрудников время. То есть в первую очередь учитывается мнение работников, имеющих льготы, а затем пожелавших отдохнуть летом.

При формировании единого графика отпусков кадровикам следует иметь в виду, что есть категории персонала, которые в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К ним относятся:

– работники, не достигшие возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

– Герои Социалистического Труда и полные кавалеры Ордена Трудовой Славы ;

– Герои РФ, Герои СССР и полные кавалеры Ордена Славы ;

– ветераны и инвалиды войны (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ “О ветеранах”);

– ветераны боевых действий ;

– граждане, сдавшие бесплатно кровь сорок и более раз или плазму шестьдесят и более раз, награжденные нагрудным знаком “Почетный донор России” ;

– некоторые категории граждан, которые подверглись воздействию радиации после аварии на Чернобыльской АЭС ;

– граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) ;

– граждане (в том числе временно направленные или командированные), принимавшие в 1988 – 1990 годах участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения или занятые в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; военнослужащим и военнообязанным, призванным на специальные сборы и привлеченным в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лицам начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившим в 1988 – 1990 годах службу в зоне отчуждения (п. 1 ст. 15 Закона РФ N 1244-1);

– супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ “О статусе военнослужащих”);

– внешние совместители (имеют право на отпуск в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы, – ст. 286 ТК РФ);

– муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ);

– сотрудницы, желающие использовать ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

– работники, являющиеся родителями (опекунами, попечителями) ребенка в возрасте до 18 лет, для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, находящееся в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ);

– иные категории работников.

Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ “О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы”.

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-sostavit-grafik-otpuskov-i-vnesti-v-nego-izmeneniya

Составляем график отпусков — форма т-7

У всех работающих граждан есть законное право на получение ежегодного оплачиваемого отдыха, однако дабы все работники не ушли на заслуженный отдых в одно и то же время, а работу предприятия не пришлось из-за этого останавливать, составляют график отпусков. Он выступает гарантом прав сотрудников на отдых, при этом страхует работодателя. Давайте будем разбираться, как составить график отпусков без ошибок.

Понятие и функции графика отпусков

По большому счету это расписание ежегодных «каникул» работников, которое составляется с целью установления очередности отдыха и обеспечения пребывания на работе работников в нужном количестве.

Конечно же, имеются установленные правила составления графика отпусков.

Данный документ составляют и утверждают только лишь один раз в год, внесение в него изменений запрещено (разрешается только внесение изменений в сроках, при условии, если таковые имеются, а изменять сроки допускается исключительно в соответствии с приказом о переносе отпускных дней, подписанного руководством предприятия). Согласовывают его администрация организации и профсоюзный орган (при условии его наличия).

Заняться составлением необходимо в ноябре месяце, так как руководитель должен утвердить его не позже 16 декабря. Иными словами, Трудовой кодекс требует, чтобы на предприятии график был составлен и утвержден за 14 дней до начала нового календарного года.

Решение такого спорного вопроса, как устройство новых работников, решается отдельно. При устройстве новых работников в течение года не нужно вносить их в график, достаточно по согласованию с администрацией предприятия отправить их на отдых.

Для справки: срок хранения графика отпусков – ровно один год.

Составление графика отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Работающий может воспользоваться своим правом на часть его, непрерывно проработав полгода на одном предприятии, на полный период, — проработав год.

Что нужно знать при составлении графика относительно прав отдельных категорий работников?

Прежде чем составлять график, следует принять во внимание, что определенным категориям работников необходимо предоставить очередной отдых в конкретный период времени.

Речь идет о таких категориях сотрудников:

• Женщины, у которых двое (и больше) несовершеннолетних детей, не достигших 12-летнего возраста (они имеют первоочередное право на отдых в летний период);
• Отцы-одиночки;
• Ветераны войны и труда;
• Сотрудники младше 18 лет;
• Опекуны или попечители;
• Ветераны боевых действий;
• Люди, удостоенные звания Героя РФ, Героя СС;
• Полные кавалеры орденов Славы.

график отпусков пример заполнения

График отдыха организации, по сути, – локальный акт, содержащий информацию об очередности отпусков работников всех отделов и структурных подразделений.

Чтобы его составить, необходимо познакомиться с унифицированной формой Т-7. У каждого структурного подразделения предприятия имеется собственный график.

Такая схема действий распространена на многих предприятиях, и ее считают самой удобной: первым делом руководителями отделов составляются свои графики с учетом потребности подразделения в количестве необходимых работников, а уже после этого отдел кадров вносит исправления в поданные графики в зависимости от существующих льгот.

Далее кадровики передают откорректированные (если таковые понадобятся) графики на ознакомление сотрудникам, отпускные дни которых передвинули по каким-то причинам, а также на согласование руководителям отделов. Это необходимо в связи с тем, что лишь руководителям отдела известно, присутствие каких сотрудников на рабочих местах нужно в определенное время года. А по поводу переноса, которое может случиться во время внесения изменений, то иногда смещение «рабочих каникул» одного работника может повлечь за собой и еще нескольких, поэтому согласование с теми, чьих интересов это касается, обязательно.

В результате согласования и разрешения всех спорных вопросов происходит передача всех исправленных графиков в отдел кадров и составление на месте сводного графика на все предприятие.

При составлении данного документа, кроме того, что желают сами работники, необходимо также учитывать «букву закона».

Приказ об утверждении графика отпусков образец

Важные моменты:

1. Стаж работы. Претендовать на получение оплачиваемого отдыха могут работники, которые на момент составления графика отработали в данной организации шесть месяцев и более (при этом необходимо предупредить сотрудника, что его отпуск может быть отсрочен). Кроме этого, если в отработанный период, за который дается очередной отпуск, работнику предоставляли дополнительный отдых за свой счет на семидневный срок и более, либо по уходу за ребенком, в подобном случае данное время кадровик не включает в общий стаж, дающий законное право на оплачиваемый ежегодный отдых. Подобные обстоятельства могут повлечь за собой перенос «рабочих каникул» по договоренности между работодателем и работником даже в случае включения отпуска в график, т.к. недостающий необходимый стаж у работника является весомым основанием с юридической точки зрения, позволяющим вносить правки в график;
2. Отдельно существуют категории работающих, которым могут предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск вне зависимости от того, какой у них стаж (сотрудники, которые еще не достигли совершеннолетия; женщины перед отпуском по беременности или же после него; люди, усыновившие детей, которым не исполнилось к этому времени еще и трех месяцев);
3. На многих предприятиях предусмотрены дополнительные ежегодные «каникулы», условия труда на которых признаны опасными или вредными. В график тоже включают такие отпуска, но стаж, предоставляющий право на такой отдых, включает лишь время, фактически отработанное работником. Закон не предусматривает предоставление дополнительного отпуска авансом;
4. На получение двух отпусков в одном календарном году могут рассчитывать люди, у которых начало трудового пути на данном предприятии выпало на конец прошлого календарного года, скажем, на ноябрь. В этой ситуации работник по закону может взять заслуженный отдых в июне и до конца года уйти в еще один оплачиваемый отдых, однако уже за следующий год (у работника имеется право на отпуск за 2-ой и последующие года в любую пору года по собственному желанию);
5. Не только пожелания работников устанавливают очередность отпусков, но и  наличие в организации сотрудников, владеющих первоочередным правом на использование ежегодного отдыха в летний период или в тот, который они выберут по своему желанию. С целью учета интересов этой категории работников, составляется перечень людей с таким правом;
6. Сотрудникам, которые работают по совместительству, может предоставляться возможность «отгулять» ежегодный оплачиваемый отпуск в период времени, совпадающий с основной работой. Для этого им необходимо предоставить в отдел кадров справку с места работы, которое для них является основным;
7. Работникам, которым по каким-либо причинам не предоставили отдых в прошлом году, также дают право в первую очередь уйти в отпуск или выбрать удобное для них время. Сотрудники, которые планируют подавать документы в ВУЗы, а также работники, у кого есть дети, заканчивающие 11 или 9 класс, тоже наделяются правом выбора времени отпуска самостоятельно.

Унифицированная форма т-7

В 2001 году Госкомстат РФ утвердил Постановлением форму Т-7, которая действует и по сегодняшний день. Некоторые специалисты отдела кадров придерживаются мнения, что график можно оформить и произвольно. Однако, т.к.

существуют унифицированные формы учетных документов, среди которых и форма Т-7, с целью составления графика стоит использовать именно ее. К тому же для бухгалтерии эта самая форма Т-7 является аргументом, на основании которого будут начислять выплаты отпускных работникам.

Поэтому вопрос, использовать или не использовать форму Т-7, не стоит. Конечно, использовать.

График отпусков форма т 7

Разумеется, иногда, когда возникает необходимость разделить отпуск на части или ознакомить работника с тем, что ему дается отпуск (лист ознакомления с графиком отпусков, образец которого при желании можно найти, необходимо дать на подпись сотруднику за 14 дней до начала отпуска), кадровики сталкиваются со сложностями, поскольку в форме Т-7 не предусмотрены подобные действия. Однако эту проблему все разрешают по своему усмотрению либо путем оформления дополнительных строк, либо путем добавления лишней графы для подписи сотрудника (а некоторые решают просто приложить к графику дополнительный ознакомительный лист).

Внесение изменений в график отпусков образец

Многие задаются вопросом, нужно ли подготавливать приказ об утверждении графика отпусков? Ответ однозначный – в этом нет необходимости.

В связи с тем, что в шапке Т-7 содержится раздел «Утверждаю», где предусматривается подпись руководителя, данная форма сама выполняет функцию приказа, так что отпадает всякая необходимость составлять и утверждать еще один дополнительный приказ. А это значит, искать форму приказа об утверждении не нужно!

А дабы внесение изменений в график отпусков не превратилось в лишнюю работу, лучше заблаговременно согласовать с работниками и руководителями отделов сроки отпусков и разделение отпуска на части, если это необходимо.

Источник: https://ktovdele.ru/grafik-otpuskov.html

График отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.

Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск  «Примечание».

График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.

График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.

Декабрь для работодателя — это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа.

Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников.

Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней. Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями.

Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника.

Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию.

Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности. Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.

Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления

Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;

— на юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

Форма составления графика отпусков

График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или  график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».

График отпусков  подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.

Время утверждения графика отпусков

Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего,  К этому дню график должен быть составлен.

Что должно быть учтено при составлении графика отпусков

При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.

Кто может использовать отпуск в любое время

Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.

Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев

Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.

Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:

Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;

работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;

беременные женщины и женщины находящиеся в отпуске по беременности и родам могут взять ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;

Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Досрочное предоставление отпусков

Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:

1. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
2. Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.

Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.

Планирование количество дней отпуска в графике отпусков

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.

Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности.

Такое право имеют:

— несовершеннолетние — 31 календарный день;

— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней;

— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;

— государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.

Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков

Некоторой категории работников законодательством предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск .

При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.

Так же следует поступить и при составлении графика отпусков — суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Учебный отпуск в графике отпусков

Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.

Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.

Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.

Не использованные дни отпуска

К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?

Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:

— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;

— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Изменение графиков отпусков

В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.

Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.

Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.

В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение — такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.

2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения).

Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска.

Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели .

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Источник: http://pershickow.ru/grafik-otpuskov.

10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя — статья

К сожалению, в некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально.

А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника.

В статье вы найдете десять советов работодателю, какие нюансы учесть при составлении графика отпусков, изменении его и внесении дополнений.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Не забудьте, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения.

 Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись.

В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике.

Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится.

Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена.

Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления.

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя.

Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать.

Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд – это прямое нарушение трудового законодательства.

В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1446

Как и когда составляется график отпусков: образец заполнения и приказа об утверждении по форме Т-7

График отпусков составляется и согласовывается перед началом года. Порядок, описанный в нём, соблюдают трудящиеся и руководство. Правильно составленный график поддерживает работу непрерывную организации.

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

• Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
• Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
• Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
• Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
• Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е.

к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября.

Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

• Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
• Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
• Графа 7. Фактическое начало отпуска.
• Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
• Графа 10. Дополнительные сведения.

В графе 6 указывают ориентировочную дату отпуска сотрудника

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

• Наименование предприятия.
• Дата документа и номер.
• Текст, где изложена суть распоряжения.
• Подписи руководителя и исполнителей.

Этим приказом окончательно утверждается график отпусков на предприятии. График прилагается к приказу

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

• В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
• Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников.

Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства.

Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

• Даты отпусков в порядке очереди.
• ФИО работника, должность и подразделение.
• Место для даты и подписи.

Документ составляют в виде таблицы. Сотрудники расписываются в качестве подтверждения факта ознакомления с расписанием отпусков

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

1. В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
2. По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
3. В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
4. При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Процедура изменения даты отдыха следующая:

1. Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
2. Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
3. Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

1. Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
2. Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
3. Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Заполнены графы 8 и 9, отпуск одного из сотрудников перенесен

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

• Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
• Документ подписан неуполномоченным лицом.
• Не учтены пожелания сотрудников.
• Составленный график не соблюдается.
• В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
• Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
• Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
• Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
• Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Ответственность работодателя за несоблюдение графика

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

• От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
• От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
• От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

График отпусков обеспечивает право работающего на ежегодный оплачиваемый отдых. Заранее спланированное расписание избавит от неожиданных совпадений, нарушения рабочего процесса.

Источник: http://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/poryadok-rabotyi-s-grafikom-otpuskov.html

Образец приказа об изменении графика отпусков

Каждый трудящийся ежегодно имеет право на оплачиваемый отпуск. Согласно статье 115 ТК России продолжительность отпуска не должна быть меньше четырёх полных недель.

Для определения очередности и сроков на любом предприятии или организации составляется график отпусков, закрепляющий порядок и планируемое время предоставления отпуска для каждого сотрудника.

Кроме обеспечения динамичной работы предприятия на протяжении года, этот документ призван обеспечить информирование работников о том, в какой период намечен их уход в запланированный отпуск.

Предварительный график отпусков составляют уполномоченные на то должностные лица в каждом отдельном подразделении предприятия.

Проект этого документа обязан учитывать пожелания всех сотрудников, а также тех из них кто имеет право на предоставление внеочередных отпусков в удобное для себя время.

На предварительном этапе график визируется руководителями подразделений и отделом кадров, согласовывается с представительным выборным органом работников, и утверждается без издания отдельного приказа руководителем предприятия.

После всех согласований составляется и утверждается окончательный вариант графика на стандартизованном бланке под названием форма т-7.

Руководство обязано ознакомить каждого из сотрудников своей организации о времени предоставления ему отпуска не позднее чем за четырнадцать календарных дней до его начала.

При достижении решения вопроса между служащим и его работодателем о переносе отпуска на другой период в бланк графика могут вноситься изменения.

Основанием для пересмотра времени отпуска (согласно статье 124 ТК России) является заявление конкретного сотрудника и издание соответствующего ему специального приказа по предприятию.

Унифицированная форма т-7 разработана и утверждена Госкомстатом РФ. В бланке графика указываются такие разновидности отпусков:

• неиспользованные.На начальном этапе планирования графика сотрудник по кадрам заполняет в форме Т-7 графы с первой по шестую включительно. В графах 2 и 3 указываются должность и ФИО сотрудника. Если в организации работники не имеют специальных табельных номеров четвёртую графу не нужно заполнять.Графы с 7-ой по 9-ю заполняются от руки с учётом возможных изменений и фактической даты ухода сотрудников в отпуск. В графу 8 вносится номер приказа касающегося переноса отпуска. Образец заполнения бланка графика должен иметься у каждого сотрудника отвечающего за его составление.
  

  График отпусков №2 для вновь принятых работников

  Дополнение к графику составлять можно, потому что работники должны ходить в отпуск по графику – ст. 123 ТК

  А если работник принят на работу после утверждения графика, и идет в отпуск в текущем году, то что ему нарушать требования законодательства?

  То, что это не урегулировано кодексом – это пробел, а не повод нарушать ст. 123.

  Закон не предусматривает, что в этих случаях должны вноситься изменения в график отпусков.

  На практике изменения в график отпусков в таких случаях, как правило, вносят. Для этого применяются различные способы, наиболее распространенный – принятие и утверждение дополнительного графика отпусков (или приложения, дополнения к графику отпусков).

  Дополнительный график делается по той же форме, что и основной. Отличать его от основного будет его номер и дата.

  Также выше реквизита «Утверждаю» делают дополнительный реквизит: «Приложение №_ к графику отпусков на год», «Дополнительный график отпусков на год» или «Дополнение №_ к графику отпусков на год».

  В крупных организациях такие документы готовятся ежемесячно и в них отражаются отпуска вновь принятых работников.

  Дополнительный график утверждается в том же порядке, что основной график (ч. 1 ст123) – работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

  Если у Вас нет выборного органа первичной профсоюзной организации, то, по нашему мнению, следует учесть мнение иного представительного органа работников.

  Представительный орган выбирается из числа работников, как указано в ст. 31 ТК РФ (например, Совет работников).

  Если организация малочисленна, то, по нашему мнению, график отпусков, дополнение к графику отпусков, как и все локальные акты, может утверждаться с учетом мнения Общего собрания работников.

  В некоторых компаниях директор издает приказ об утверждении графика отпусков (дополнения к графику отпусков). Но это не обязательно, так как закон этого не требует напрямую. В утвержденной форме №Т-7 графика отпусков есть специальный реквизит «Утверждаю», заполнения которого будет достаточно.

  П Р И К А З (на утверждение)

  № _______

  «______» ___________ 20_____г. г. Москва

  «Об утверждении приложения к графику отпусков на год»

  В соответствии со статьёй 123 Трудового кодекса Российской Федерации

  П Р И К А З Ы В А Ю:

  1. Утвердить 14 марта года приложение к график отпусков сотрудников компании на год.

  Работник идет в отпуск не по графику

  Екатерина Степина . эксперт по финансовому законодательству

  График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.

  График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха.

  Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска.

  Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия».

  Решение принимает работодатель

  Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Источник: http://blanks.ucoz.net/publ/predostavlenie_otpuska/obrazec_prikaza_ob_izmenenii_grafika_otpuskov/5-1-0-313

График отпусков в 2016 году: правила оформления и внесение изменений. Как правильно составить график отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск – это то, что гарантировано каждому трудящемуся гражданину нашей страны в соответствии с Конституцией Российской Федерации.

Составляется и утверждается график отпусков в любой организации согласно определенным правилам, о которых мы подробнее поговорим в нашем следующем материале.

Для чего фирме график отпусков?

Статья 37 Конституции РФ говорит о том, что каждому гражданину нашей страны, работающему по трудовому договору, гарантировано должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск.

Но уйти в отпуск тогда, когда ему заблагорассудится, работник не имеет права. В каждой фирме существует документ, в соответствии с которым все работники уходят отдыхать – это график отпусков.

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса страны, график отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации, а утверждается график работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, представляющей интересы большинства работников. Утверждаться график отпусков должен не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Данный документ является обязательным для исполнения как для работника, так и для работодателя.

Многие работодатели игнорируют требование законодательства по составлению графика отпусков и «отправляют» своих работников отдыхать просто по устной обоюдной договоренности. Делать это категорически запрещено.

Стоит помнить о том, что одним из документов, которые в первую очередь попросят показать инспекторы труда при проверке вашей организации – это график отпусков, и, если он будет отсутствовать, то за несоблюдение трудового законодательства руководителя фирмы могут ждать значительные штрафы, в соответствии с Кодексом РФ об административных нарушениях.

Источник: https://www.business.ru/article/654-grafik-otpuskov-v-2016-godu-pravila-oformleniya

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска.

Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков.

Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

• соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
  • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
  • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
  • несовершеннолетние работники;
  • почетные доноры РФ;
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
  • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
  • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания.

К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время.

Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

• организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период – это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы.

Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы.

Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе.

Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению.

В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

• оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
• не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления.

В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

• для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
• для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб.

Источник: https://spmag.ru/articles/grafik-otpuskov-pravila-oformleniya-i-vnesenie-izmeneniy

Приказ о внесении изменений в график отпусков

График отпусков является важным и необходимым документов в организации.

У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации.

Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Чем опасна не актуальная информация в графике отпусков?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в графике отпусков была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.

27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

1. Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
2. Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной форме Т-7 графика указывается название, например, с такой формулировкой: «График отпусков. Дополнение №…». Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке.

Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве.

Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков.

Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза — его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации.

Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, «В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.».

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в «Примечании», колонка 10.

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников.

Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии.

Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Источник: http://blankionline.ru/doc/prikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-grafik-otpuskov.html

Составление графика отпусков: требования и рекомендации

График отпусков представляет собой документ, в котором отображается расписание ежегодных отпусков сотрудников предприятия.

Он необходим для того, чтобы сотрудники уходили в отпуск поочередно, а на предприятии оставалось нужное количество людей.

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Источник: http://lawyer-consult.ru/other/buhgalteriya/sostavlenie-grafika-otpuskov.html

Как составить и утвердить график отпусков

Ч. 1 ст. 115 ТК РФ определено, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

– заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);

– при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;

– контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

График отпусков – обязательный документ для каждой компании. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). На 2015 г. – не позднее 17.12.2014.

Перед тем как составить график отпусков, работодатель собирает у работников информацию о планируемых датах отпусков.

На основании полученных сведений и составляется график.

Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков.

Как и всю первичную документацию, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (Письмо Роструда от 14.02.13 №ПГ/1487-6-1).

Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. пример заполнения).

Согласно ст. 125 ТК РФ, сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков можно добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели (ч. 3 ст.

123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника.

Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время.

В частности:

Категория работниковПериод предоставленияотпускаНормативный документ

Работники в возрасте до 18 лет	Удобное для работника время	Ст. 267 ТК РФ
Беременные женщины	Перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него	Ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ
Женщины после окончания отпуска по уходу за ребенком	Непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребенком

Источник: https://lad24.ru/events/infobuh/1080/

Изменения в графике отпусков

Вопрос:

Часто  бывает так, что сотрудники заявили в графике один период, а фактически пошли в отпуск в другой.

Неужели на каждый такой перенос нужно бумажки о переносе составлять? А если вместо 2х недель человек решил пойти на 1 неделю, а когда использовать вторую ещё не решил?Неужели недостаточно заявления на отпуск для правильного оформления этого?

И ещё непонятно насколько обязательны все уведомления о начале отпуска. Сотрудник же сам пишет заявление на отпуск, зачем его ещё и уведомлять?

Давайте обратимся к Трудовому Кодексу

Статья 124.

Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпускаЕжегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:временной нетрудоспособности работника;исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Из этих двух статей Трудового Кодекса видно, что изменения в график отпусков  могут вноситься как по инициативе работодателя, так и работника.

Статья 123 ТК РФ закрепляет обязательность графика отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Отсутствие графика отпусков карается штрафом работодателя на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановкой деятельности компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Обязанностью работодателя является извещение о времени начала отпуска работника под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Таким образом, заявление работника на предоставление ежегодного отпуска (или его частей) не требуется, так как с заранее составленым графиком отпусков (с учетом пожеланий самого работника, которые должны были быть заблаговременно отражены в его собственноручном заявлении во время подготовки графика на будущий календарный год) он уже ознакомлен. Однако, жизнь часто вносит свои коррективы в наши планы и приходится их менять.
Какова процедура?

Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник  должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого составляется приказ и в график отпусков вносятся необходимые изменения.

На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.
В приказе  указывается основание для переноса отпуска (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д. т срок, на который он переносится).

Однако, в соответствии с ч. 1 ст.124 ТК РФ, если временная нетрудоспособность наступила в период отпуска или в период исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы, приказ не требуется.

Отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника..
Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если в в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст.124 ТК РФ),  работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ)  или отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

То есть, практически все изменения должны отражаться в графике отпусков. Но как правило, это на предприятиях не делается, а в большей степени работают по старинке и используется заявление работника на предоставление ему отпуска в тот период, когда у него возникает такая необходимость.

В конце хочу обратить ваше внимание на разъяснение начальника Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И.

Шкловца о необязательности внесения изменений в график отпусков

«…Нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с переносом отпуска, а также в связи с увольнением или приемом новых сотрудников?..»Из письма главного бухгалтера Ирины Логиновой, г.

ВладимирИрина, трудовое законодательство не требует обязательно вносить изменения в график отпусков, но и не запрещает. Если для управленческого учета вам нужна достоверная информация о графике отпусков, то можно скорректировать график.

При переносе отпуска на другое время изменения в график утверждает сотрудник, ранее подписавший график, например руководитель компании или другой уполномоченный на это специалист.

В графике отпусков заполняют графы 8 и 9, в которых указывают причину переноса отпуска и его предполагаемую дату, а в графе 8 – еще и документ, на основании которого отпуск отложен. Это может быть заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сам сотрудник. Или же приказ о переносе отпуска, когда его сроки сдвигаются по инициативе работодателя.

При приеме на работу новых сотрудников дополнять график отпусков можно в том же порядке, в котором компания его утверждала. А при увольнении вообще нет необходимости менять график отпусков.

Источник: http://trudowoeprawo.blogspot.ru/2009/08/blog-post_11.html?m=1