- Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя
- Особенности профессии секретаря и требования к работнику
- Должностные обязанности секретаря руководителя
- Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
- Обязанности секретаря делопроизводителя
- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
- Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя
— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря
Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.
Особенности профессии секретаря и требования к работнику
Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.
Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:
- Среднее, высшее образование;
- Стаж работы;
- Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
- Знание основ делопроизводства;
- Знание иностранного языка (зачастую, английского).
Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.
Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.
Существует несколько основных специализаций секретаря:
- Помощник руководителя;
- Делопроизводитель.
Должностные обязанности секретаря руководителя
Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.
В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:
- нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
- Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
- положениями должностной инструкции.
В должностные обязанности секретаря руководителя входит:
- обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
- обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
- подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
- организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
- составление запросов и писем по поручению начальства;
- организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
- ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
- прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
- передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
- контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
- выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
- поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
- выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.
Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.
Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:
- получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
- предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
- запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
- требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
- требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
- принимать решения в пределах своей компетенции.
Секретарь руководителя ответственен за:
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
- несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
- невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
- оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
- разглашение вверенной ему информации.
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.
Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:
- прием входящих звонков;
- ведение документооборота компании;
- формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
- экспертиза ценности документов и их сортировка;
- хранение ценных бумаг;
- ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.
Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.
У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:
- право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
- право заверять собственной подписью некоторые документы;
- право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
- право на отстаивание своих интересов.
Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме.
В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы.
Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение. (8 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…
Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html
Обязанности секретаря делопроизводителя
Кол-во академ . часов
Данный курс состоит из двух взаимосвязанных составляющих тем:
собственно секретарское дело и делопроизводство.
1. Основные задачи
Основными задачами Секретаря – делопроизводителя являются:
1.1. Осуществление деятельности по реализации получения и отправке
1.2. Правильное ведение документооборота.
1.3. Выполнение прочих технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя и его заместителей
2. Информационно-справочное обслуживание Компании и документационное
обеспечение ее деятельности.
2.1. Приём и передача информации по различным каналам связи.
2.2. Обеспечение своевременного документирования и доставки полученной информации руководству компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании;
2.4. Контроль за корреспонденцией , поступающей на рассмотрение Генерального директора, на соответствие с действующим в Компании Порядком согласования проекта документа.
2.5. Реализация Положения об использовании служебной сотовой связи в Компании
2.6. Организация приема посетителей
3. Должностные обязанности
Для решения основных задач Секретарь — делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора и его заместителей Компании (далее по тексту – Руководство Компании);
3.2. Принимает поступающую на рассмотрение Руководства Компании корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
3.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации
3.4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
3.5. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
3.6. По поручению Руководства Компании составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
3.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
3.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других корпоративных мероприятий;
3.9. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;
3.10. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.11. Совместно с менеджером по работе с персоналом и бухгалтером, ответственным за служебную сотовую связь контролирует использование объема трафика сотовой связи, предоставляемый работникам Компании для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также своевременную оплату за использование корпоративной мобильной и стационарной связи.
3.12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
3.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее регистрацию, доставку по назначению или на почтовое отделение;
3.14. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в / из служебные командировки или с целью трудоустройства на предприятие, оформляет необходимые командировочные документы;
3.15. Контролирует надлежащее исполнение уборщиком офисных помещений своих должностных обязанностей.
Секретарь — делопроизводитель при выполнении своих обязанностей имеет право:
4.1. Пользоваться в служебных целях техническими средствами, находящимися в распоряжении Компании.
4.2. Участвовать в мероприятиях по повышению профессионального уровня.
4.3. Докладывать непосредственному руководителю о выявленных недостатках и проблемах в пределах своей компетенции.
4.4. Давать подчиненным сотрудникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.
4.6. Не принимать от исполнителей исходящих документов, оформленных не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и Порядком согласования проекта документа в Компании.
4.7. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.
4.8. Требовать от Руководства Компании создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
4.9. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».
4.10. Секретарю-делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
Секретарь — делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов; за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения; за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством РФ.
5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, внутренними нормативными документами Компании.
5.3. За недобросовестное использование имущества и средств Компании в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Компании.
5.4. За своевременное составление отчетности для руководства Компании.
5.5. За соблюдение коммерческой тайны и сохранение конфиденциальности информации, имеющейся в его распоряжении.
5.6. За несоблюдение правил техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.
5.7. За нарушение нормативно-правовых актов секретарь — делопроизводитель может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности .
6. Оценка деятельности
Оценка деятельности Секретаря — делопроизводителя производится в порядке, предусмотренном внутренними нормативными документами Компании.
Кол-во академ . часов
Занятия проводятся в удобное для слушателей время:
утреннее, дневное, вечернее,
в будни и выходные.
· Высокое качество обучения
· Поэтапная система оплаты
· Содействие в трудоустройстве
По окончании курсов слушателям выдается Свидетельство, позволяющее применять полученные знания и умения в практической деятельности. Качественно и профессионально
Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.
Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.
Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.
В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.
Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.
В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:
- наличие минимум среднего специального образования;
- опыт от года;
- работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
- должен владеть организацией делопроизводства.
В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.
Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:
- принимать посетителей и вести учет времени приема;
- принимать звонки и корреспонденцию;
- принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
- составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
- организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
- выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.
Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.
В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.
Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.
Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.
Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.
К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.
Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.
Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.
Источник: http://kleotur.info/objazannosti-sekretarja-deloproizvoditelja/