Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

  1. Среднее, высшее образование;
  2. Стаж работы;
  3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
  4. Знание основ делопроизводства;
  5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  • Помощник руководителя;
  • Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

  • прием входящих звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
  • экспертиза ценности документов и их сортировка;
  • хранение ценных бумаг;
  • ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

  • право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
  • право заверять собственной подписью некоторые документы;
  • право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
  • право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме.

В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы.

Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение. (8 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Обязанности секретаря делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Кол-во академ . часов

Данный курс состоит из двух взаимосвязанных составляющих тем:

собственно секретарское дело и делопроизводство.

1. Основные задачи

Основными задачами Секретаря – делопроизводителя являются:

1.1. Осуществление деятельности по реализации получения и отправке

1.2. Правильное ведение документооборота.

1.3. Выполнение прочих технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя и его заместителей

2. Информационно-справочное обслуживание Компании и документационное

обеспечение ее деятельности.

2.1. Приём и передача информации по различным каналам связи.

2.2. Обеспечение своевременного документирования и доставки полученной информации руководству компании.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании;

2.4. Контроль за корреспонденцией , поступающей на рассмотрение Генерального директора, на соответствие с действую­­щим в Компании Порядком согласования проекта документа.

2.5. Реализация Положения об использовании служебной сотовой связи в Компании

2.6. Организация приема посетителей

3. Должностные обязанности

Для решения основных задач Секретарь — делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора и его заместителей Компании (далее по тексту – Руководство Компании);

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение Руководства Компании корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

3.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации

3.4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

3.5. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

3.6. По поручению Руководства Компании составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

3.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

3.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других корпоративных мероприятий;

3.9. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

3.10. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.11. Совместно с менеджером по работе с персоналом и бухгалтером, ответственным за служебную сотовую связь контролирует использование объема трафика сотовой связи, предоставляемый работникам Компании для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также своевременную оплату за использование корпоративной мобильной и стационарной связи.

3.12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее регистрацию, доставку по назначению или на почтовое отделение;

3.14. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в / из служебные командировки или с целью трудоустройства на предприятие, оформляет необходимые командировочные документы;

3.15. Контролирует надлежащее исполнение уборщиком офисных помещений своих должностных обязанностей.

Секретарь — делопроизводитель при выполнении своих обязанностей имеет право:

4.1. Пользоваться в служебных целях техническими средствами, находящимися в распоряжении Компании.

4.2. Участвовать в мероприятиях по повышению профессионального уровня.

4.3. Докладывать непосредственному руководителю о выявленных недостатках и проблемах в пределах своей компетенции.

4.4. Давать подчиненным сотрудникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

4.6. Не принимать от исполнителей исходящих документов, оформленных не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и Порядком согласования проекта документа в Компании.

4.7. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.

4.8. Требовать от Руководства Компании создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.9. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

4.10. Секретарю-делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Секретарь — делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов; за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения; за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством РФ.

5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, внутренними нормативными документами Компании.

5.3. За недобросовестное использование имущества и средств Компании в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Компании.

5.4. За своевременное составление отчетности для руководства Компании.

5.5. За соблюдение коммерческой тайны и сохранение конфиденциальности информации, имеющейся в его распоряжении.

5.6. За несоблюдение правил техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.

5.7. За нарушение нормативно-правовых актов секретарь — делопроизводитель может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности .

6. Оценка деятельности

Оценка деятельности Секретаря — делопроизводителя производится в порядке, предусмотренном внутренними нормативными документами Компании.

Кол-во академ . часов

Занятия проводятся в удобное для слушателей время:

утреннее, дневное, вечернее,

в будни и выходные.

· Высокое качество обучения

· Поэтапная система оплаты

· Содействие в трудоустройстве

По окончании курсов слушателям выдается Свидетельство, позволяющее применять полученные знания и умения в практической деятельности. Качественно и профессионально

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Источник: http://kleotur.info/objazannosti-sekretarja-deloproizvoditelja/

Бизнес и закон
Добавить комментарий