Для чего составляется акт сверки, и какова его роль

Акт сверки. Объясняем, что это и зачем

Светящиеся своей сексуальностью псевдо телочки очень требовательны к своей внешности: макияж, прическа, маникюр. Молодые трансы в чулках на фото выглядят как истинные куртизанки и могут также профессионально приласкать фаллос сексуального партнера.

У бизнесменов принято подкреплять сделки письменными договоренностями. Купили товар – подписали накладную. Оказали услугу – подписали акт об оказании услуг. И мы обычно делаем по два комплекта документов.

Один, с подписями контрагента (поставщика или покупателя) остается у вас, второй забирает сам контрагент. Дальше вы отдаете все документы в бухгалтерию, или самостоятельно записываете в бухгалтерскую программу или базу данных, где ведете учет своих сделок. И ждете оплату от покупателя.

Или платите поставщику. И дату и сумму оплаты тоже записываете в свою базу данных по сделкам.

Все. Сделка закрыта.  И таких сделок у вас набралось за год, скажем, 100 штук. А в январе следующего года звонит один из ваших поставщиков и строгим голосом спрашивает, почему это вы до сих пор с ним не расплатились?

Эммм… Как это? Давайте разберемся. Открываем нашу базу данных. И видим: вот же, сделка закрыта, товар получен, оплата произведена. Вот и платежное поручение можно достать из папки и отправить скан поставщику, чтобы он сам убедился, что вы заплатили.

Через час после получения скана платежки ваш поставщик снова перезванивает и просит прощения за свою оплошность. Оказывается, его бухгалтерия по ошибке записала вашу оплату не на ваш счет, а в счет сделки с другим контрагентом с похожим названием.

И вы благодушно прощаете его (а сами украдкой вытираете пот со лба, фух, все же не ваша ошибка, штрафных санкций можно не опасаться).

А если позвонят еще десять контрагентов и потребуют оплаты?

Знакомая ситуация?

Если нет – держим пари, вы очень внимательный человек и знаете цену деньгам.

Если да – то вы, наверняка больше не хотите попасть в такую переделку.

Что же нужно сделать, чтобы избежать подобных казусов с контрагентами?

Все просто: нужно регулярно (или хотя бы раз в год) сверять ваши данные и заверять взаимные расчеты на бумаге. И эта бумага называется Акт сверки.

Акт сверки

Когда мы с вами смотрим на это бухгалтерское словосочетание, нам кажется, это под силу понять и сделать только лишь специально обученному человеку. На самом деле это просто два слова.

Акт – это листок бумаги цифрами и подписями. Сверка – это сличение, сравнение сведений с целью выяснить, что все правильно.

Как составить акт сверки? 7 простых шагов

1. Составьте перечень ваших контрагентов. Пусть это будут два списка. В одном вы перечислите поставщиков. В другом – покупателей.
2. По каждому поставщику составьте перечень покупок и ваших платежей. По каждому покупателю – список продаж и его оплат. Оформите перечень по каждому из контрагентов в виде таблички.
3. Сверху таблички напишите названия и представителей ваших с контрагентом фирм (как обычно делается в шапке договора).

Источник: http://mirgos.biz/article/akt-sverki-objasnjaem-chto-jeto-i-zachem.html

Кто кому должен акт сверки, как его правильно заполнить, и является ли он доказательством в суде?

Статья расскажет о сущности, основных функциях и особенностях такого документа, как акт сверки расчетов. Рассмотрит форму составления и заполнения, определит обязанности сторон и обозначит юридическую силу документа.

Кто кому должен акт сверки

При сотрудничестве, организации, предприятия и фирмы часто производят совместные финансовые операции и расчеты. Для того, чтоб отобразить, а в будущем при необходимости подтвердить все произведенные расчеты, составляется такой документ, как акт сверки взаиморасчетов. Является первичным бухгалтерским учетным документом.

Такой протокол может укладываться между различными субъектами:

Составляются и подписываются подобные бумаги из множества причин. К примеру, основанием может быть мониторинг финансовой составляющей долгосрочного сотрудничества, создание возможности отсрочки оплаты товаров, высокая стоимость декларируемых товаров, обширный ассортимент продукции, необходимость подтверждения различных видов задолженности и другие подобные причины.

Кто занимается разработкой документа

• Инициировать проведение сверки взаимных расчетов может одна из фирм-партнеров.
• Написанием акта занимается бухгалтерия предприятия, после чего тот утверждается двумя обязательными лицами: главным бухгалтером и генеральным директором.

Установленной формы, которую должна иметь бумага законодательством не предусмотрено, поэтому каждая организация может сформировать свой образец акта.

Главное, должны присутствовать такие элементы, как наименование документа, названия организаций, между которыми он заключается, а также имена должностных лиц, в чьи полномочия входит подписание подобных договоров.

В свою очередь, вторая сторона проводит проверку полученных данных и если найдены расхождения – фиксирует их. После чего сверка так же закрепляется главбухом и руководителем компании-партнера, пишется второй экземпляр и передается инициатору проверки.

Юридическая сила

особенность акта сверки взаиморасчетов в том, что он не имеет юридической силы, пока не признан двумя сторонами.

Для того, чтоб он вступил в силу, нужны подписи бухгалтеров и управляющих обеих компаний, а также их официальные печати.

Если партнеры не имеют камня преткновения, и данные в документе сходятся, достаточно лишь бухгалтерских подписей, но бумага останется всего лишь технической, не имеющей никакого правового влияния.

• В случае, если один из участников расчетов отказывается подписать отчет, это может стать основанием для подачи в суд, если претензии стороны подтверждаются соответствующей документацией.
• Если случается ситуация, когда одна из фирм нарушает пункты договора, чаще всего это невыплата определенной суммы, другая компания может подать иск в суд. В таком случае, среди других подтверждающих задолженность бумаг прибавляется акт сверки, который при рассмотрении дела может быть учтен, как косвенная улика, подтверждающая наличие долга, при условии, что акт подписан обеими сторонами. В случае неподписания акта, он может быть использован как косвенное подтверждение для непризнания долга.
• Еще одна юридическая функция документа – обрывание срока давности иска. Обычно, он составляет три года. Термин прерывается, если сторона, являющаяся должником, признает финансовый отчет, ставит на нем свои подписи и печать. В таком случае, исчисление судебного заявления начинается вновь. Такая особая функция прописана в 203 статье Гражданского Кодекса.

Заполнение акта по нескольким договорам

Как отмечалось ранее, подобные акты пишутся в произвольной форме. Обычно, имеют форму таблицы, где отмечается такая информация как дата операции, дебит, кредит и дополнительная информация.

Если необходимо заполнить бумаги по нескольким договорам одновременно, они обычно, указываются в столбик, в хронологическом порядке.

Если компания в части случаев выступает дебитором, а в других кредитором, то по каждому типу операций создаются отдельные формы.

Готовые образцы, шаблоны и макеты протоколов по сверке можно отыскать в интернете, а также создать самостоятельно в различных программах, начиная Microsoft Word и заканчивая, к примеру, программой С1.

Создание акта сверки по нескольким договорам описано на примере в данном видео:

Расхождение в данных

Информация в актах сверки может не совпадать с:

• Информацией в других внутренних финансовых протоколах;
• Информацией в акте второй стороны.

В первом случае причины может быть две: сбой в системе или невнимательность бухгалтера. И в первом, и во втором случае стоит внимательно сверить все данные и пересчитать финансы снова. Скорее всего, ошибка будет найдена и исправлена.

Во второй же ситуации все немного сложнее. Первое, что нужно предпринять, сообщить об ошибке партнеру и обоюдно перепроверить информацию, представленную в документации, если оплошностей не выявлено, но цифры все еще не сходятся, составляется протокол разногласий. В нем отмечается сальдо, получившееся в ходе расхождения.

Подписывает и утверждает его составитель. Подписи так называемого контрагента не нужно. Как и сам акт, протокол формируется в двух экземплярах, один из которых отправляется партнеру, другой же остается у фирмы-составителя.

Корректировка

Даже если нет явных признаков расхождений в суммах, стоит еще раз убедится, что дебит и кредит совпадают с реальностью, проводится процедура инвентаризации. Если после этого все-же обнаружатся недочеты, стоит провести корректировку.

Ошибки бывают существенные и несущественные, могут быть выявлены в разный временной промежуток после даты составления отчета, соответственно, и корректировка их происходит по-разному. Рассмотрим варианты:

• До окончания подотчетного года – в месяце выявления;
• Год окончен, но до бухгалтерского заверения – в декабре отчетного года;
• После бухгалтерского заверения, но до утверждения – в декабре того же года;
• После утверждения (если ошибка значимая) – по выявлению, фиксируя как «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»;
• После утверждения (мелкий недочет) – по выявлению, фиксируется как «Прочие доходы и расходы».

Степень тяжести ошибок обычно прописывается в таком документе, как Учетная политика и определяется индивидуально каждой организацией. Главный признак, когда упущение можно считать значительным – влияние на экономические решения пользователя.

Корректировка долга и взаимозачет по АС отражены в данном видео:

Обозначение взаимозачета

Бывает, что после составления протокола сверки, у партнеров возникают взаимные претензии или требования, если их удалось уладить – происходит взаимозачет. Эта операция подразумевает принятие обоюдных требований, закрытие (погашение) задолженностей дебета или кредита как одного, так и обоих контрагентов.

Часто, суммы задолженностей сторон расходятся. В таком случае, при взаимозачете происходит списание меньшего долга и у партнера, чья невыплаченная сумма больше, разница остается не закрытой.

Акт взаимозачета, также, как и сверки, оформляется по свободному образцу, но должен содержать такую информацию:

• основания, на которых заключается договор;
• суммы;
• сроки исполнения по каждому прописанному пункту;
• участники, между которыми укладывается акт;
• остаток долга одного из субъектов.

За какой период сдавать документ

Так как акт сверки не является обязательным документом, он не имеет обязательных сроков составления. Компании могут сформировать документ за такие периоды:

• месяц;
• квартал;
• год;
• весь период сотрудничества.

Выбор хронологических рамок целиком и полностью зависит от организаций-составителей и насущной потребности в таком отчете.

Таким образом, акт сверки финансовых данных является надежным способом контроля денежных операций между партнерами, который обеспечивает базис для обязательных выплат дебитных и кредитных задолженностей, возникающих между партнерами, а также мониторинга всех товарно-финансовых операций, осуществленных в тот или иной период сотрудничества.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/sverka/kto-komu-dolzhen.html

Акт сверки: назначение, периодичность составления, годовая отчетность, формы акта сверки, порядок заполнения, правила подписания, статус документа

Акт сверки — это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами.

Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке.

Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.

Назначение документа

Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату.

С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату.

Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки.

В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.

Периодичность составления

Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время.

Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще.

При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:

1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.
2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.
4. Контрагенты сотрудничают длительное время.
5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.

Акты сверки и составление годовой отчетности

Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений.

В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию. Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода.

Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы.

Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения.

Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.

Форма документа

На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку.

Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации.

В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:

Порядок заполнения

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации — составителя документа. Она включает четыре столбца.

В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором — краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом — ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся — в хронологическом порядке — записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Проведение сверки

Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма.

Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете.

Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново.

Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.

Правила подписания

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.

Статус документа

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг.

Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

источник: www.syl.ru/article/142864/mod_pravilno-oformlennyiy-akt-sverki—otsutstvie-oshibok-v-uchete-i-raznoglasiy-s-kontragentami

На основании акта может быть установлен срок давности просроченной задолженности

Довольно часто в бухгалтерской практике возникают долги, срок уплаты которых давно истек. Такие суммы принято считать безнадежными. Для отражения реальной картины дебиторской задолженности эти обязательства списываются по истечении срока давности.

https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE

С помощью акта сверки можно зафиксировать дату начала отсчета трехлетнего периода. Вновь подписанный акт сверки прерывает предыдущий срок давности, и отсчет начинается снова. Этим действием должник подтверждает свое обязательство перед партнером.

Некорректно заполненный акт сверки в суде не поможет

Если акт был заполнен неправильно, то он не сможет защитить права должника или кредитора в суде. Например, отсутствие сведений о возникновении долга станет для ответчика поводом о непризнании обязательства. Кроме того, все сведения, которые заносятся в реестр, должны быть подтверждены первичными документами.

Сверка налоговых платежей

Для того чтобы избежать проблем при общении с налоговой, рекомендуется проводить регулярную сверку налоговых отчислений. Акт сверки с налоговой желательно заказывать не реже одного раза в год. Такой документ также пригодится для получения справки об отсутствии задолженности, которая предоставляется по требованию.

В настоящее время акт сверки налогов можно заказать по электронным каналам связи. Для этого нужно послать запрос через специализированного оператора и заверить документ электронно-цифровой подписью. Также заказать акт можно лично, но для этого потребуется письмо-запрос с реквизитами компании.

В табличной части акта отражаются не только суммы перечисленных платежей, но и сумма штрафных санкций, начисленная в случае просрочки налогового платежа.

Источник: https://bizkompass.com/finansi-i-investicii-p615.html