Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры

Как провести аудит бизнес-процесса правильно

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Чтобы определить степень управляемости бизнеса-процесса, найти ошибки и возможности для его улучшения, проводится аудит. Как это делается, рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.

Фото с сайта shanss.by

– Аудит – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения как конкретного бизнес-процесса, так и, возможно, некоторых других. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних.

Основная цель аудита – поиск путей повышения эффектности бизнес-процесса. Кроме того, возможны и дополнительные цели:

  • выявление кандидатов на повышение в должности (и при необходимости – на понижение);
  • поощрение инициаторов улучшений;
  • управление отношениями в коллективе.

Аудит не проводится для выявления незначительных отклонений от регламентов или плановых показателей. Все это должно выявляться на уровне оперативного управления процессами. Аудит же определяет, как именно осуществлялось оперативное управление процессами.

Когда проводить аудит

1. Аудит после разработки и внедрения документации, регламентирующей бизнес-процесс. В этом случае он проводится для выявления ее соответствия реальности. Выясняется, есть ли возможность без негативных последствий выполнять действия по процессу. Проверяется соответствие бизнес-процесса требованиям документов.

Проводить аудит лучше не сразу после разработки регламентов, а через некоторое время, необходимое для тестирования и «обкатки» процесса.

Аудит следует провести в полном объеме, если регламент изменялся в связи с коренными преобразованиями (например, после установки нового программного обеспечения). А вот если в документацию внесли незначительные изменения, можно ограничиться и частичным аудитом. Все зависит от сложности и важности процесса для компании.

2. Плановый аудит. Проводится согласно графику проведения аудитов, не реже одного раза в год.

3. Внеплановый аудит бизнес-процесса. Проводится по требованию владельца бизнес-процесса либо его вышестоящего руководителя в случаях:

  • крупного сбоя процесса;
  • поступления периодических жалоб и нареканий со стороны клиентов процесса (как внутренних, так и внешних);
  • при появлении предложений по улучшению процесса и т.д.

Как проводить аудит

Фото с сайта autoasia-kms.ru

Необходимо собрать как можно больше информации, при этом желательно релевантной и достоверной. Для чего необходимо провести следующие мероприятия:

  • анализ документов, регламентирующих бизнес-процесс;
  • сбор данных о значениях и показателях процесса (не только непосредственно количественные данные, но и информация, как осуществляется планирование целевых значений, как происходит реагирование на отклонения и т.д.);
  • интервьюирование сотрудников, выполняющих бизнес-процесс;
  • интервьюирование поставщиков и клиентов процесса;
  • непосредственный мониторинг за ходом выполнения процесса.

В ходе этих мероприятий необходимо собрать следующую информацию:

1. Соблюдается ли порядок выполнения бизнес-процесса?

2. Проведено ли ознакомление и обучение участников бизнес-процесса?

3. Соблюдаются ли сроки, указанные в описании бизнес-процесса?

4. Подается ли отчетность вышестоящему руководителю?

5. Есть ли плановые значения показателей бизнес-процесса?

6. По каким методикам измеряются показатели? Обоснованы ли плановые значений показателей бизнес-процесса, какова их связь со стратегическими целями компании?

7. Какова степень удовлетворенности клиентов бизнес-процесса?

8. Есть ли  утвержденные должностные инструкции, Положения о подразделении, знают ли владелец и участники процесса содержание этих документов?

9. Есть ли у владельца бизнес-процесса доступ ко всем нормативным документам, необходимым для выполнения процесса?

10. Все ли формы рабочих документов, задействованных в процессе, имеют описание?

11. Ведутся ли записи по процессу, если таковые предусмотрены?

12. Фиксируются ли предложения по изменению и улучшению бизнес-процесса?

Вся полученная информация должна документироваться. При необходимости можно вести аудио и видео запись. Черновые записи также желательно сохранять до окончания аудита, то есть до принятия решения по результатам аудита. Если в ходе аудита выявляются какие-то отклонения и несоответствия, постарайтесь на месте уточнить:

  • каковы причины отклонений по мнению участников процесса;
  • знали ли участники процесса об этих отклонений;
  • случались ли такие несоответствия ранее;
  • принимались ли какие-то меры;
  • были ли какие-то предложения по этому поводу, какая и от кого была реакция на эти предложения.

Крайне важно, с точки зрения целей аудита, найти причину отклонений. Она может быть внутренняя или внешняя, объективная или субъективная. Даже если работник просто не выполнил какую-то часть процедуры, у этого есть причина: низкая мотивация, невозможность выполнить процесс в соответствии с регламентом, несовместимость «интерфейса» со стороны клиента, низкий уровень управления и т.д.

Важно найти причину и использовать для улучшений. При этом в ходе поиска  важно сохранять объективность (насколько это возможно) и рассматривать любую проблемную ситуацию с различных точек зрения.

Что делать после сбора информации

Фото с сайта artofcare.ru

Завершающий и, наверное, самый важный этап. Необходимо упорядочить всю собранную информацию. Для этого удобно использовать контрольные листы аудита бизнес-процесса: специальную форма, содержащая поля для записи ответов на вопросы и дополнительной информации (ссылок на регламентирующие или распорядительные документы, мнение работников и клиентов и т.д.).

Контрольный лист (или другой документ, содержащий упорядоченную информацию об аудите) необходимо отправить основным заинтересованным лицам для получения от них обратной связи.

С чем-то они согласятся, с чем-то нет.  Что-то попросят дополнить, а что-то потребует дополнительной проверки.

Процесс получения обратной связи и сбора дополнительной информации тоже должен быть упорядоченным по срокам и каналу передачи информации.

Итак, мы собрали информацию о процессе, выявили отклонения, определили их возможные причины, собрали предложения по улучшению, а также мнения заинтересованных лиц о данной информации. Дело остается за малым: для каждого несоответствия необходимо найти вариант его устранения – то есть, разработать предложение, которое  повышает эффектность процесса. 

Необходимо также оценить целесообразность, выявленных в ходе аудита предложений по улучшению. Делать это лучше всего не тайным закрытым «малым советом», а через совещание, с привлечением профильных специалистов, владельцев и участника процесса, специалистов по процессному управлению, возможно, поставщиков и клиентов процесса (внутренних и внешних).

Результатом такой работы должен стать план повышения эффектности процесса, который может включать:

1. Предложения по изменению хода процесса.

2. Меры по дополнительному обучению персонала.

3. Меры по доработке программного обеспечения.

4. Список дополнительного оборудования/ПО для закупки.

5. Административные распоряжения.

6. Предложения по поощрению персонала.

7. Предложения по кадровым изменениям.

Если в ходе обсуждения того или иного улучшения среди участников совещания не будет согласия, не стоит превращать его в политические и психологические поединки.

Во-первых, определите перечень лиц, имеющих право окончательного решения/право вето.

Во-вторых, мы имеем дело с процессным управлением. А это значит, что если показатели не продемонстрируют положительную динамику в течение установленного срока, изменение можно отменить.

Пробовать, изменять, проверять успешность, снова пробовать – это всегда лучше, чем ничего не делать.

Александр Сагалович

Консультант, бизнес-тренер.Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях. С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью.

С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Источник: https://probusiness.io/master_class/488-kak-provesti-audit-biznes-processa-pravilno.html

Проведение аудита бизнес-процессов на предприятии

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Любое проектирование бизнес-процессов – сложная и ответственная деятельность.

Проведение внутреннего аудита бизнес-процессов является основой эффективной работы организации: чем лучше отлажены процессы, тем успешнее будет развиваться предприятие и тем меньше проблем будет возникать.

Любой бизнес будет эффективным лишь в случае оптимальной работы. Проведение аудита можно сравнить с настройкой музыкального инструмента: если все правильно отлажено, в результате получается идеальное звучание.

Аудит эффективности бизнес-процессов – понятие, которое по-своему понимают в различных развитых странах.

Аудит эффективности

Как понять, что требуется внутренний аудит бизнес-процессов?

Увидеть, что на предприятии необходим аудит бизнес-процессов, вы сможете по следующим признакам:

  • необоснованное увеличение штата, рост затрат на персонал;
  • появление невостребованных и убыточных позиций после расширения номенклатуры;
  • замораживание денежных средств;
  • уход перспективных, доходных клиентов;
  • увеличение затрат усилий на клиентов, которые приносят мало дохода;
  • рост задолженностей и прочие проблемы, связанные со снижением эффективности работы организации.

Отличие аудита бизнес- процессов от других видов аудита

Сравнительная таблица видов аудита

Проверка внутренних бизнес-процессов фирмы представляет собой ревизию всех деловых процессов организации для выявления и последующего исправления упущений или пробелов.

Внутренний аудит бизнес-процессов на предприятии или компании позволяет проверить, насколько объективные и оптимальные механизмы работы заложены в повседневную деятельность компании.

Во время проверки аудиторы оценивают работу организации с тем, как она должна работать, выявляют системные разрывы.

Этапы аудита

Результаты проведения аудита бизнес-процессов

После проведения аудита и исправления выявленных недочетов будут заметны следующие положительные изменения:

  • снижение издержек, ускорение выполнения процессов;
  • повышение качества результатов;
  • скоординированные действия разных подразделений;
  • разграничение ответственности и усиление контроля.

Аудит производственных процессов

Объект проверки Источник информации Процедура
Сметы, проекты, планы Журналы работ на объектах, сметы Пересчет, документальное подтверждение
Заказы на поставку сырья Документы, подтверждающие заказ продукции Аналитика
Выполнение договоров поставки Договоры, данные по расчетам с заказчиками Проверка документов
Списание в производство сырья и материалов Документы внутреннего перемещения сырья Инспектирование, проверка
Расчет и отражение себестоимости продукции в учете Карточки расчета себестоимости и регистры бухучета Пересчет, проверка
Счета-фактуры Счета-фактуры Прослеживание, подтверждение
Начисление амортизации Инвентарные карточки Проверка, пересчет
Движение материальных ценностей Карточки складского учета, отчеты по приходу-отпуску МПЗ Пересчет, проверка инспектирование
Отражение хозяйственных операций на счетах бухучета Регистры бухучета Пересчет, проверка инспектирование
Расчеты с покупателями и поставщиками Выписки с банковского счета, акты сверки, приходные/расходные кассовые документы Прослеживание, подтверждение, проверка

Стандарт описания регламентации и аудита бизнес-процесса

Любое проведение аудита бизнес-процессов состоит из нескольких этапов, каждый из которых подтверждается документально:

Распоряжение о проведении. Документ должен быть утвержден высшим руководством и содержать такие основные данные, как причины аудита, цели, объекты, члены комиссии. Назначается руководитель для управления процессом, уточняются сроки утверждения программы.

Сбор информации. В рабочие аудиторские документы входят заполненные анкеты сотрудников и результаты опросов, сделанные аудиторами записи, бланки интервью и тестов.

Специалисты, выполняющие аудит, должны предоставить нормативные документы со следующей информацией: дата, место проведения анализа работы предприятия, ФИО проверяющего, источники получения информации, способы сбора данных, описание проверяемых бизнес-процессов, итоги выполненных ранее аудитор.

Рабочие документы могут заполняться в произвольной форме или заранее установленной – в виде текста, графиков, диаграмм и т.д.

План аудита. В него включены основные разделы: сбор данных и обобщение информации, глубокий анализ бизнес-процессов предприятия, выводу, разработка рекомендаций, составление предложений по улучшению деятельности, составление отчета, презентация полученных результатов.

В отчете обязательно указывается цель проверки, описание выбранных для исследования процессов, а также основные мероприятия и этапы аудита.

Для каждого этапа отдельно определяются ресурсы, ключевые задачи, сроки выполнения, методы анализа и сбора информации, а также назначаются ответственные за результат.

Формирование отчета. Внутренний аудит бизнес-процессов завершается итогами проделанной работы. В документе подытоживаются сильные, слабые стороны компании, приводятся общие выводы и подробная информация, какие ресурсы были затрачены и каких результатов удалось достичь.

Аудиторское заключение. В нем отображаются важные выводы аудита, а также приводятся результаты по оптимизации.

Источник: http://bizprocess.by/audit-biznes-protsessov/

Аудит бизнес процессов: внутренний аудит бизнес процессов | SoftServe Business Systems в Киеве и Москве 2018

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Повысить эффективность работы предприятия, выявить возможные ошибки поможет аудит бизнес процессов.  С его помощью можно проанализировать показатели, определяющие эффективность работы.

Зачем нужен аудит?

FMCG рынок отличается особой динамичностью. Для того чтобы компания была успешной, необходимо не только следить за новинками и трендами, но и понимать насколько эффективно проходят все бизнес-процессы. Определить это поможет аудит бизнес процессов.

Различают следующие виды аудита:

  • финансовый;
  • производственный;
  • операционный;
  • стратегический;
  • аудит хозяйственной деятельности;
  • аудит соотношения цены и качества продукции.

Основной целью аудита является не только выявление проблемных процессов, но и определение путей решения. В качестве дополнительных задач могут быть:

  • поощрение инициаторов улучшений;
  • управление отношениями в коллективе;
  • выявление кандидатов на повышение или понижение по должности.

Аудит бизнес процессов представляет собой комплексный анализ основных показателей предприятия, а также принципов, по которым оно работает. По его результатам разрабатывается план для оптимизации или реинжиниринга. Благодаря этому может быть достигнуто:

  • устранение лишних этапов в производственном процессе;
  • сокращение расходов и увеличение прибыли;
  • рационализация распределения полномочий и обязанностей в управленческой структуре;
  • оптимизация контроля выполнения задач;
  • уменьшение времени на принятие и выполнение поставленных задач.

Решение выявленных проблем

Одним из наиболее важных критериев, является скорость реагирования на запросы, текущие тенденции рынка. Он снижается по следующим причинам:

  • в алгоритме используются лишние процедуры, которые утратили актуальность (их наличие будет тормозить бизнес-процесс);
  • наличие подразделений, которые дублируют функции;
  • недостаточный анализ полученной информации, которая позволяет оценить имеющиеся ресурсы и возможность их рационального использования;
  • большой штат сотрудников;
  • неэффективное увеличение складских запасов;
  • рост дебиторской задолженности;
  • отсутствие инструментов для возможности оценки клиентов, по различным показателям (например, по объему заказов).

Специалисты нашей компании являются экспертами потребительского рынка и оказывают помощь клиентам с учетом всех особенностей деятельности предприятия. Работа проходит в несколько этапов:

  • анализ и изучение процессов предприятия (внутренний аудит бизнес-процессов, оценка взаимодействия различных систем, выявление проблемных моментов);
  • предоставление рекомендаций для решения проблем;
  • разработка программы реинжиниринга, которая включает в себя ликвидацию проблемных моментов, осуществление налаживания работы всех систем и процессов, их взаимодействия.

Реинжиниринг и оптимизация как инструменты решения выявленных проблем

Оптимизировать деятельность коммерческой организации поможет наша компания SoftServe Business Systems. Мы предлагаем своим клиентам решения для оптимизации и реинжиниринга бизнес-процессов касательно:

  • управления активными продажами;
  • управления дистрибуцией;
  • трейд-маркетинга и промо;
  • аналитики и прогнозирования;
  • управления данными.

Основными принципами, которыми руководствуются специалисты SoftServe Business Systems, являются:

  • начало процесса оптимизации происходит только после детального описания бизнес-процессов;
  • ошибки и проблемы, которые были выявлены в ходе проведения аудита, оперативно ликвидируются;
  • все решения, которые предложены для оптимизации деятельности предприятия, являются тщательно продуманными и взвешенными, благодаря чему они не приведут к улучшению одного процесса и дисбалансу другого.

Осуществив внутренний аудит бизнес процессов, необходимо обратить внимание на то, каким образом можно решить выявленные проблемы. Одним из эффективных методов является реинжиниринг. Он представляет собой комплекс мероприятий, главной целью которых является достижение наилучшего эффекта (максимального). Это один из методов оптимизации бизнес-процессов, который включает в себя:

  • пересмотр стратегии предприятия, ее обновление, проведение ревизии;
  • разработка методики для скорейшего достижения компанией поставленных целей;
  • устранение проблемных моментов;
  • наладка взаимодействия между процессами.

Внутренний аудит бизнес процессов является одним из важнейших инструментов для выявления не только проблемных мест, но и для возможности улучшить показатели эффективности деятельности предприятия.

Специалисты компании SoftServe Business Systems проведут качественный и детальный анализ и разработают действенные пути для решения проблем в компании.

Их внедрение положительно отразится на всех процессах, требующих улучшения, а также позволит снизить издержки и увеличить прибыль.

Источник: https://www.softservebs.com/biznes-protsessy/

Бизнес и закон
Добавить комментарий